ForeningsAdministrator - Forretningsbetingelser

Betingelser for brug, servicebeskrivelse og grundlag for databehandlerinstruks.

1. Definition

1. ForeningsAdministrator er en online softwareløsning til administration af medlemmer/kunder, fakturering, regnskab m.m. Mulighederne i programmet afhænger af de til enhver tid aktive moduler.
2. ForeningsAdministrator ejes og drives af:
   ForeningsAdministrator ApS
   Nyborgvej 670, 5220 Odense SØ
   CVR: 39315920
   E-mail: info@foreningsadministrator.dk
3. Ved oprettelse af en konto indgås der en aftale mellem ForeningsAdministrator ApS (ejer og databehandler), herefter omtalt ejer, og kunden (dataansvarlig), herefter omtalt kunden.

2. Bestilling

1. Oprettelse af en konto foregår online på www.foreningsadministrator.dk. En konto kan oprettes som en demo for at afprøve systemet, eller en konto kan oprettes som betalende kunde med det samme.
2. Bestilling og betaling af yderligere moduler foregår via login i systemet, hvor tillægsprodukter løbende kan til- og fravælges.
3. Ingen demobestillinger bliver automatisk opgraderet til en betalingsydelse. Det kræves, at man aktivt bestiller fuld adgang til produkt eller modulet, før man opkræves.

3. Betaling

1. Betaling foregår efter bestilling og gøres med kreditkort på hjemmesiden eller ved betaling via FI-indbetaling over netbank.
2. Alle opkrævninger og fakturaer, der sendes fra ForeningsAdministrator, kan ses ved at logge ind i systemet og sendes derudover på e-mail til kundens kontaktperson.
3. Manglende betaling ud over 30 dage efter betalingsfrist anses som misligholdelse af denne aftale.

4. Levering

1. Levering af standardprodukter og moduler sker umiddelbart efter bestilling, og der sendes en bekræftelsesmail til den anvendte e-mailadresse med eventuel information, som skal benyttes, fx loginoplysninger eller lignende.

5. Abonnement og priser

1. ForeningsAdministrator er en abonnementsløsning, der betales ved oprettelse af konto eller enkelte moduler, eller når abonnementet skal fornyes.
2. Ved oprettelse af konto eller tilkøb af yderligere moduler betales der for oprettelse samt brug resten af kalenderåret. Prisen for resten af kalenderåret udregnes som: [dage der er tilbage af året] / 365 * [den årlig pris].
3. Et abonnement fornyes automatisk 1. januar hvert år, medmindre det er opsagt af kunden. Her opkræves kunden for alle aktive moduler og andre faste ydelser for hele kalenderåret samt eventuelt bagudbetalt forbrug for sidste periode.
4. Ud over faste priser på moduler kan der være forbrugsafregnede produkter, som afregnes efter de aktuelle priser. De opkræves enten forud eller bagud, hvilket angives på prislisten.
5. Der udsendes e-mails med opkrævninger til den kontaktperson, der er angivet af kunden. Det er kundens ansvar, at opkrævningen betales, uanset om e-mailen er modtaget eller ej.
6. De aktuelle priser kan altid ses på https://www.foreningsadministrator.dk/priser.
7. Ejer forbeholder sig retten til at ændre priser med minimum 3 måneders varsel inden næste abonnementsperiode.

6. Fortrydelse

1. Da der er tale om et immaterielt produkt, er det ikke muligt at returnere varen efter køb.
2. Der er ingen fortrydelse efter køb/indgåelse af aftale om et aktivt abonnement for en pågældende periode.
3. Oprettelse af demokonto eller installation af demomoduler kan til enhver tid fortrydes.

7. Adgang til systemet

1. Ved oprettelse af en konto modtager kunden et login til systemet. Kunden skal logge på systemet med e-mail og adgangskode via sin browser.
2. Adgang til systemet kræver et aktivt abonnement eller et demoabonnement hos ForeningsAdministrator.
3. Kunden skal selv oprette yderligere brugere, der måtte være behov for.
4. Kunden er selv ansvarlig for, hvem der gives adgang til, og hvilken adgang de har til systemet.
5. Ejer må ikke oprette eller ændre bruger-adgang, medmindre der er en skriftlig instruks fra kunden.
6. Er en kunde låst ude af egen konto, og det kræver, at ejer opdaterer rettigheder, skal der underskrives en erklæring fra en tegningsberettiget fra kunden, som angiver, at rettighederne må opdateres.
7. Officielt understøttes browserne: Internet Explorer 11, Microsoft Edge, Firefox, Chrome og Safari. Vi anbefaler, at kunde og brugere altid har opdateret browseren til den nyeste version.

8. Produkt og services

1. Et ForeningsAdministrator-abonnement giver adgang til de moduler, der er aktiveret i kundens abonnement.
2. ForeningsAdministrator er et standardprogram med en begrænset funktionalitet, men med mange indstillingsmuligheder. Kunden arbejder indenfor de begrænsninger, systemet til enhver tid måtte have.
3. Er man i tvivl om funktionalitet og muligheder, kan kunden altid få oplyst disse ved at kontakte supporten.
4. Al administration og vedligeholdelse samt alle handlinger, der udføres på kundens egne data, skal udføres af kunden og kundens brugere selv.
5. Ejer udfører ikke administrativt arbejde for kunden, medmindre der er givet en tydelig instruks, og alt arbejde, der udføres, opkræves efter gældende timetakst.
6. Med i produktet følger hjælp og support i et vist omfang, som det er beskrevet under punktet Support nedenfor.

9. Support

1. Når der købes et modul, følger der altid support med til dette modul.
2. Support til ForeningsAdministrator-systemet og -moduler omfatter besvarelse af spørgsmål i forbindelse med funktionalitet, opsætning og brug af programmet.
3. Support til fejlsøgning af problemer samt assistance til udbedring af disse, såfremt det skyldes en applikationsfejl.
4. Support omfatter ikke, at ejer udfører arbejde på kundens konto eller data.
5. Support omfatter ikke udbedring af problemer opstået ved kundens eller brugerens egne bevidste eller ubevidste handlinger.
6. Tilgang til kundens konto og data sker kun efter mundtlig eller skriftlig tilladelse fra kunden og kan til- og fravælges i systemet under generelle indstillinger.
7. Support foregår online via e-mail eller kontaktformularen på hjemmesiden.
8. Ejer bestræber sig på at besvare henvendelser indenfor 36 timer i hverdage. Der kan være perioder med øget pres, der gør svartiden længere.
9. Eventuel ferielukning eller nedsat supportkapacitet meldes ud til kunden via hjemmesiden.
10. Der ydes som udgangspunkt ikke support på andre kanaler eller platforme end e-mail.
11. I tilfælde, hvor kunden skal have uforholdsvis meget support, kan ejer opkræve ekstra administrationsgebyr eller anvise, at kundens problemer løses på anden vis, men ejer vil altid oplyse kunden herom, inden det bliver aktuelt.

10. Ekstra ydelser

1. Alt arbejde, der falder udenfor de normale produkter og services, afregnes på timebasis eller ved tilbudsgivning.
2. Ejer oplyser altid kunden om arbejde, der medfører ekstra omkostninger, før det udføres.

11. Integration med tredjepart og underleverandører

1. Visse moduler kræver kommunikation med en tredjepart eller underleverandør. Disse kan til enhver tid ses på https://www.foreningsadministrator.dk/compliance.
2. Ejeren bærer intet ansvar for stabilitet af tredjepartsløsninger, fx Betalingsservice, kreditkortudbydere eller andre serviceleverandører, der er udenfor ejers kontrol.
3. Ejer skal sikre, at der tages forholdsregler og reageres på konsekvente problemer med faste samarbejdspartneres løsninger, og tilpasse egen løsning hertil eller finde en anden passende udbyder.

12. Fejlrettelse og opdateringer

1. Ejer holder løbende programmet opdateret og retter fejl og problemer.
2. Ejer logger så vidt muligt fejl automatisk, så de kan håndteres effektivt, og data i forbindelse med fejlen kan bruges til at finde og løse problemet. Automatiske fejlrapporter indeholder så vidt muligt ikke personlige oplysninger og behandles fortroligt.
3. Oplever kunden en fejl, bør det meddeles til ejer snarest muligt med en grundig beskrivelse.
4. Ved modtagelse af en fejlmelding vurderer ejeren vigtigheden af fejlen og håndterer den derefter.
5. Begrænsning i funktionalitet ses ikke som en fejl, men kunden er velkommen til at rapportere ønsker om udvidelse af funktionalitet.
6. Større opdateringer eller opdateringer med forventet nedetid vil så vidt muligt blive lagt mellem kl. 1 og kl. 5. i hverdage.
7. Planlagt arbejde med systemet, hvor der forventes nedetid, annonceres på hjemmesiden mindst 24 timer i forvejen.

13. E-mails og kontakt

1. Ejer sender kun e-mails til kontaktperson og administratorer hos kunden vedrørende fakturering, driftsmeddelelser, meddelelser om vigtige opdatering, sikkerhedsbrud eller andre beskeder, der er vigtige for brugen af systemet eller aftalen.
2. Andre brugere skal specifikt tilmelde sig bestemte typer af e-mails for at modtage disse.

14. Immaterielle rettigheder

1. Ejeren ejer alle rettigheder til ForeningsAdministrator og materialet, der indgår i selve applikationen, samt materialet på www.foreningsadministrator.dk.
2. Kunden må ikke hacke, dekompilere eller foretage angreb på systemet uden forudgående tilladelse fra ejeren.
3. Kunden ejer selv alle data og informationer, de selv lægger ind i systemet.
4. Kunden kan til enhver tid selv trække data ud eller bede ejer om at få udleveret kundens egne data.
5. Eventuelle udgifter i forbindelse med udtræk og levering af disse data afholdes af kunden.

15. Ejerens ansvar

1. Det er ejers ansvar at sikre stabil drift af systemet, svarende til mindst 99,6% oppetid i løbet af et kalenderår. Ejer kan dog ikke holdes ansvarlig for svigtende dataforbindelse imellem systemet og den enkelte bruger.
2. Det er ejers ansvar at holde applikationen og bagvedliggende systemer opdateret.
3. Det er ejers ansvar at overvåge trusselsbilledet og tage fornuftige tiltag for at sikre kundens data.
4. Det er ejers ansvar at implementere retningslinjer for at sikre, at kundens data ikke videregives, ændres eller slettes uden forudgående accept fra kunden.

16. Kundens ansvar

1. Kunden har ansvaret for at holde kontaktoplysninger og faktureringsinformationer opdateret i systemet.
2. Kunden har selv ansvaret for opsætning og brug af systemet.
3. Kunden har ansvaret for opdatering og berigtigelse af alle data, kunden selv administrerer i systemet.
4. Kunden bærer selv ansvaret for alle handlinger foretaget i applikationen.
5. Kunden har ansvaret for, at den gældende opsætning er tilpasset de data, der opbevares i systemet, samt at data og opsætning overholder gældende lovgivning, herunder lovgivning om persondatabeskyttelse.
6. Kunden er over for sine egne medlemmer ansvarlig for at indsamle samtykke til at opbevare og behandle oplysninger om de privatpersoner, der indsamles oplysninger om, og at der kun udføres behandling i overensstemmelse med det indhentede samtykke.

17. Løbetid og opsigelse

1. Kunden kan opsige konto eller enkelte produkter, senest 14 dage før abonnementet fornyes.
2. Ved opsigelse lukkes adgangen til konto eller det pågældende modul, så snart abonnementet udløber.
3. Ved opsigelse har kunden ret til at få alle data eksporteret. Skal ejer forestå dette, vil kunden afholde udgifterne til dette.
4. Ejer kan opsige en kunde ved udløb af abonnementets løbetid, dog mindst 6 måneder før det fornyes.

18. Misligholdelse

1. Aftale og abonnement kan opsiges som konsekvens af den ene parts misligholdelse.
2. Kravet om misligholdelse skal meddeles den anden part skriftligt.
3. Har den misligholdende part ikke afhjulpet problemet indenfor 30 dage fra skriftlig meddelelse, kan den klagende part opsige aftalen straks.
4. Misligholdelse er fx misbrug af platformen, afvigelse fra instruks, manglende overholdelse af lovgivning, ustabil drift eller manglende betaling.
5. Ved opsigelse af aftalen på grund af misligholdelse lukkes adgang til kontoen straks.

19. Sletning af data

1. Opsiges en konto eksplicit af kunden, slettes konto og kundens data 1 måned efter aftalens udløb, medmindre kunden har specificeret andet.
2. En konto, der opsiges på baggrund af manglende betaling, misligholdelse eller lignende, hvor kunden ikke har oplyst ønsker om at beholde eller få data slettet, vil blive slettet, 3 måneder efter kontoen er lukket.
3. En kunde kan til enhver tid få slettet sin konto og sine data.
4. Når en konto slettes, beholdes faktureringsinformationer på kunden i nuværende kalenderår og 5 år frem.
5. Kunder, der ikke har været opkrævet, fx demokunder, slettes fuldstændigt, når deres konto nedlægges.
6. Ved enhver sletning gælder det, at oplysningerne vil blive i backupsystemer i op til 30 dage efter sletning og først herefter er fuldt slettet.

20. Ansvarsfrihed

1. Man kan ikke gøres ansvarlige for fejl eller forsinkelser, hvis udførelse hindres af begivenheder, der med rimelighed kan siges at være udenfor partens kontrol. Det kan være, men er ikke begrænset til, naturkatastrofer, krig, uroligheder, oprør, generalstrejke, arbejdsmarkedsuroligheder, brand, oversvømmelse, monetære begrænsninger, handelsembargoer, transportforsinkelser, afbrud eller nedbrud i energiforsyningen, overholdelse af lovgivning, ordrer, regler og regulativer udstedt af en lovlig regeringsinstans eller lignende begivenheder.
2. Ejer kan ikke holdes økonomisk ansvarlig for nogen former for tab hos kunden som følge af brugen af ForeningsAdministrator.

21. Konflikter

1. Betingelserne i denne aftale reguleres og fortolkes under gældende dansk lovgivning.
2. I tilfælde af tvister på grundlag af nærværende forretningsbetingelser aftales Retten i Odense i Danmark som værneting.

22. Generelt

1. Ejer kan ændre betingelserne for brug med 3 måneders varsel.