Moms og afgifter i ForeningsAdministrator

Denne guide fokuserer på håndtering af moms og afgifter i ForeningsAdministrator og er designet til at hjælpe kasserere med at forstå og administrere moms i deres forening.

Overblik over moms

Moms er en afgift, som foreninger skal betale på visse indtægter og udgifter. Det er vigtigt at vide, hvornår din forening er underlagt moms, og hvordan man korrekt håndterer moms i regnskabet. Dette kapitel vil give dig en kort introduktion til moms og de vigtigste funktioner i systemet, som vi vil gennemgå i denne guide.

Afhængigt af foreningens aktiviteter og omsætning kan nogle foreninger være underlagt moms på deres indtægter og udgifter, mens andre er fritaget. Hvis din forening er momspligtig, skal du registrere dig for moms og indberette moms til skattemyndighederne. Det er vigtigt at holde styr på, hvilke indtægter og udgifter der er momspligtige, så du kan beregne og betale det korrekte beløb i moms. Generelt er kontingent fritaget for moms, men hvis foreningen har salg af varer, vil der som regel være moms på disse.

For yderligere information om momsfritagelse, besøg SKATs hjemmeside her: https://skat.dk/data.aspx?oid=204537

Denne guide vil gennemgå følgende punkter:

1. Indstillinger - Moms indstillinger:

Her vælger du den generelle opsætning og de momstyper, der skal bruges i din forening.

2. Tilknytning af momstyper til kontingent, hold, ydelser, varer og konti:

For at systemet kan hjælpe med at beregne moms automatisk, skal du tilknytte de valgte momstyper til de relevante indtægtskilder og udgiftsposter i systemet.

3. Bogføring af moms:

Når du bogfører indtægter og udgifter, skal du sørge for at inkludere den korrekte moms.

4. Siden "Moms":

Her får du et overblik over moms i din forening, og du kan kontrollere og analysere momstallene.

5. Indberetning af moms:

Vi vil guide dig gennem, hvordan du indberetter moms via systemet, både manuelt og via MomsAPI.

Moms opsætning

Hvis jeres forening skal benytte moms, skal dette aktiveres under Indstillinger - Moms Indstillinger.

Marker denne boks, hvis din forening skal håndtere moms i systemet. Hvis din forening ikke er momspligtig, skal du lade denne boks forblive umarkeret.

Når moms aktiveres, vises der en række yderligere indstillingsmuligheder.

Momsperiode: Vælg hvor ofte din forening skal indberette moms (kvartalsvis, halvårligt eller årligt). Dette afhænger af de krav, der gælder for din forening.

Standard kontingentmoms: Vælg den momstype, der skal anvendes på kontingent som standard. Det er muligt at vælge forskellige momstyper for de enkelte ydelser, men hvis man vælger standard momstypen, er det denne indstilling, der angiver standarden.

Standard salgsmoms: Vælg den momstype, der skal anvendes på manuelle opkrævninger som standard. Dette betyder, at denne momstype automatisk foreslås, når man opretter manuelle salgsfakturaer.

Automatisk indberetning med NemVirksomhed

ForeningsAdministrator understøtter automatisk indberetning af moms via MomsAPI. I den næste sektion på indstillings-siden kan I aktivere brugen af MomsAPI indberetning. Læs eventuelt mere om løsningen her: https://skat.dk/data.aspx?oid=2234574 under "Indberet moms direkte fra dit regnskabsprogram".

Sæt kryds i boksen "Aktiver MomsAPI til indberetning af moms" for at aktivere den automatiske indberetning.

Bemærk, at I efterfølgende skal tillade, at vi kan indberette moms for jer. Dette skal gøres via TastSelv. Du finder en guide til, hvordan man gør det, ved at klikke på knappen "Se guide til autorisering på TastSelv".

Når I har aktiveret automatisk indberetning, vil systemet løbende tjekke, om vi kan hente data for jeres CVR-nummer, og du kan se status på, om tilmeldingen er aktiv både her på indstillingssiden og på momssiden, som der ses på senere i denne guide.

Opsætning af momstyper

I sektionen "Momstyper" kan I opsætte de momstyper, som I ønsker at bruge i ForeningsAdministrator. Som standard er der opsat dansk salgs- og købsmoms på 25%.

I har her mulighed for at redigere momstyperne. Det kan for eksempel være relevant at tildele hver sin regnskabskonto, så købs- og salgsmoms ikke bliver bogført på samme konto (standard momskontoen, som er sat op under Indstillinger - Posteringsregler).

Der kan tilføjes en ny momstype, hvis I for eksempel har brug for en momstype med nedsat sats eller udenlandsk moms. Klik på "Tilføj momstype".

Her kan du angive en kode, som er det korte navn, der skal vises, når du vælger momstype i systemet.

Dernæst er der typen, som kan være købsmoms, salgsmoms og de forskellige typer af udenlandsk moms ved handel med udlandet.

Du kan derefter indtaste den momssats, som skal bruges på momstypen, for eksempel 25%.

I "Beskrivelse" kan du give en mere detaljeret beskrivelse af momstypen, så man kan se, hvad den omhandler, hvis man ikke kan genkende det ud fra momskoden.

Til sidst vælger du kontoen, hvor systemet bogfører denne momstype, når der bogføres moms på den. Vi anbefaler, at der oprettes en konto til hver momstype, så man kan se præcis, hvordan det fordeler sig i kontoplanen. Man kan dog godt køre flere momstyper på samme konto, da systemet holder styr på, hvilken momstype der bruges, og kan trække tal korrekt ud til indberetning, selvom der er bogført på samme konto.

Eksisterende momstyper kan redigeres ved at klikke på blyant-ikonet i listen.

Konto opsætning

Det er en god ide at overveje hvordan man vil bogføre sin moms i regnskabet. Systemet understøtter at momstyperne kan bogføres på samme konto, og systemet kan godt holde styr på hvor de kommer fra. Det betyder at nogle blot har en samlet moms konto alt bogføres på mens andre vælger en konto til købsmoms, salgsmoms, indberettet moms og evt. en sumkonto.

Energiafgifter

Energiafgifter er skatter og afgifter, der pålægges af myndighederne på forbrug af energi, såsom elektricitet, gas og olie. Disse afgifter betales normalt af forbrugerne og er ofte inkluderet i prisen på energien. Foreninger, der forbruger energi til deres aktiviteter, skal også betale energiafgifter og skal holde styr på disse udgifter samt indberette dem korrekt.

For at bogføre energiafgifter i ForeningsAdministrator skal du først oprette en konto i kontoplanen, der er dedikeret til energiafgiften, det vil sige en udgiftskonto til hver afgiftstype. Når du bogfører en udgift for energiforbrug, skal du anvende den tilsvarende konto og angive det beløb, der svarer til energiafgiften. Det kan være nødvendigt at beregne afgiften manuelt, hvis den ikke er specificeret separat på fakturaen fra energileverandøren. Det er vigtigt at bogføre energiafgifterne korrekt, så de kan indberettes og afregnes separat fra andre udgifter og moms. Brug ikke kontoen til hver energiafgift til andet, da systemet beregner afgifter ud fra alt, der er bogført på kontoen. Indberetningen foregår sammen med momsindberetning og omtales senere i guiden.

Vælg de energiafgifter, I vil kunne indberette, ved at vælge kontoen, de skal bogføres på. Husk ikke at bruge samme konto til flere afgifter.

Når opsætningen er lavet, skal du klikke på "Gem indstillinger" i bunden af siden for at gemme den valgte opsætning.

Opsæt momstyper på kontingent, varer og konti

Når de ønskede momstyper er opsat under "Moms indstillinger", kan I tilknytte momstyperne i systemet, så de automatisk benyttes de relevante steder. Dette kan gøres på følgende måder:

Medlemstyper

Hvis I har medlemstyper, der opkræves kontingent for, kan I vælge, om der skal moms på kontingentet. Kontingent er som regel momsfrit i frivillige foreninger, men i nogle tilfælde skal der moms på. I disse tilfælde skal I ændre medlemstyperne under "Indstillinger - Medlemstyper".

Når I opdaterer eller redigerer en medlemstype, kan I vælge den ønskede momstype:

Bemærk, at det angivne beløb er beløbet uden moms. Der vil altså blive lagt moms til dette beløb, hvis der vælges en momstype (som regel almindelig dansk salgsmoms).

Gem medlemstypen, og fremover vil systemet automatisk benytte den valgte momstype, når der oprettes kontingent. Hvis I opretter en manuel faktura og tilføjer medlemstypen, vil momstypen også blive valgt.

Hold og tillægsydelser

Hvis I benytter opkrævning til hold og tillægsydelser, fungerer det på samme måde som med medlemstyper. Find dem under "Indstillinger - Hold" og "Indstillinger - Tillægsydelser", hvor de kan oprettes eller redigeres.

Ligesom med medlemstyper kan I vælge momstypen, og hvis I vælger den, bliver momsen automatisk lagt til det angivne beløb.

Varer

Hvis I benytter varer i ForeningsAdministrator, enten til ad-hoc opkrævning eller arrangementer, kan I også tildele en momstype til en vare.

Dette gøres under "Regnskab - Varer". Her kan I oprette eller redigere en vare og vælge momstypen:

Under overskriften "Fakturering" vælges momstypen. Bemærk, at salgsprisen, der angives længere oppe, er prisen uden moms.

Når der er sat moms på en vare, tildeles den automatisk, når varen bliver faktureret.

Konti

Du kan tildele en momstype til en regnskabskonto, så systemet ved, at når du bogfører på den konto, vil du normalt have fratrukket moms af en bestemt momstype.

Under "Indstillinger - Kontoplan" kan du se alle konti, og når en konto oprettes eller redigeres, findes momskodefeltet under overskriften "Ekstra informationer".

Vælg den momstype, som du normalt vil bruge med kontoen. Det kan f.eks. være en udgiftspost, hvor man altid har købsmoms på, så kan man vælge købsmoms, og systemet vil automatisk vælge købsmomsen, når man vælger kontoen under bogføring (det er dog altid muligt at ændre dette manuelt).

Bogføring af moms

Moms ved fakturering

Hvis I har opsat moms korrekt på jeres kontingent, vil de fakturerede varer og ydelser som udgangspunkt have korrekt moms, når de oprettes i systemet.

Når I opretter en faktura, kan I selv ændre momstypen på fakturaen. Dette gøres på hver fakturalinje her:

Så ved fakturering er det her og i opsætningen, I kan påvirke momsen. Den skal ikke bogføres manuelt efterfølgende.

Moms ved bogføring og netbank import

Når I bogfører posteringer, som f.eks. udgifter, kan I vælge momstypen på en postering.

Her vælger I først driftkontoen (indtægt/udgift) under "Konto", og derefter vælger I den momstype, der gælder for bevægelsen. Når I vælger en momstype, vil systemet automatisk udregne, hvor meget af beløbet der er moms, og bogføre prisen uden moms på driftkontoen og momsdelen på momskontoen, der er tilknyttet den valgte momstype. Modposteringen foregår altid til den valgte konto, og der bruges ikke moms her.

Det er derfor som udgangspunkt en god idé at bruge bankkontoen som modkonto.

Når I importerer netbankdata, vil det altid være den valgte bankkonto, der er modkonto, og momsen vælges på samme måde på de linjer, hvor den skal bruges.

Bemærk, at hvis I har tilknyttet en momskode til en konto, vil systemet automatisk vælge den momskode, når I vælger kontoen. Dette gør det ofte hurtigere og mere korrekt at bogføre, så I husker momsen.

Et andet eksempel er bogføring af energiafgifter. Her har man som regel en udgiftskonto til el og en separat konto til elafgiften, og der er moms på begge. De kan bogføres således:

Udenlandsk moms:

Når foreningen handler med udlandet, kan der gælde særlige regler for moms. Det er vigtigt at være opmærksom på de forskellige momssatser og regler, der gælder for køb og salg af varer og ydelser i andre lande. Når I bogfører sådanne transaktioner i ForeningsAdministrator, skal I vælge de relevante momskoder og kategorier for international handel. Husk at holde jer opdateret om gældende regler og satser for moms i de lande, foreningen handler med, og søg eventuelt rådgivning fra en revisor eller skatteekspert for at sikre korrekt håndtering af moms på køb og salg i udlandet.

Overblik over moms

Når I bogfører og fakturerer med moms, er der forskellige steder, hvor I kan se momsen i systemet. Nedenfor kan I se de steder, hvor det fremgår.

Momsmodulet

Den centrale del af momsmodulet findes under "Regnskab - Moms". Det giver en samlet momsoversigt i jeres regnskab.

I momsmodulet kan man se specifikke momsperioder eller datoer og se optælling på momstyper samt få vist posteringer.

Det er også her man starter en ny indberetning og ser de tidligere indberetninger.

Se mere i afsnittet "Moms modulet".

Posteringsliste

Når man ser kontoplanen under fanen "Regnskab", kan man se posteringerne i højre side. På denne liste vises momskoden på posteringer. Man kan derfor klikke på en konto og se posteringerne, og på dem se hvilken momstype der er tilknyttet posteringen.

Man kan derfor tjekke sine indtægter og udgifter for at se, om man har husket at sætte den rigtige momstype på.

Regnskabsrapporter

Man kan også eksportere regnskabsrapporter med moms. Det gøres under "Regnskab - Rapporter". Følgende rapporter har moms med i udtrækket:

Kontokort: Her kan man få trukket alle posteringer ud efter hvilken konto de er bogført på, og på indtægt og udgift konti vises momskoden tilknyttet posteringen.

Posteringsliste: Her kan man trække alle posteringer ud i en lang liste efter nogle kriterier. Her kan man også få momstypen tilknyttet posteringen sat på.

Moms modulet

På siden Regnskab - Moms får man overblik over momsmodulet, og det er også her, man arbejder med indberetninger. Nedenfor gennemgår vi de forskellige elementer:

Øverst på siden findes en boks opdelt i tre dele:

Vælg momsperiode: Her kan man vælge, hvilken momsperiode man vil se, eller eventuelt vælge start- og slutdato, hvis man har et specifikt datointerval, man ønsker at se data for. Næste periode er den kommende periode, man skal indberette, så det afhænger af, hvor langt man har indberettet. Datoen, der søges på, står i overskriften i fanen med overblik.

Moms API: Dette viser, om I har aktiveret MomsAPI på jeres konto. Hvis det er aktiveret, kan vi automatisk hente jeres momsperioder, tidsfrister, sende indberetninger og hente kvitteringer. Det er valgfrit at bruge MomsAPI-funktionaliteten. Se under indstillinger, hvis I ønsker at bruge den, og se eventuelt under indberetning, hvordan den kan hjælpe med indberetning.

Opret momsindberetning: Dette punkt gør det muligt at oprette en ny momsindberetning for en periode. Den kan først oprettes, når perioden er udløbet, det vil sige, der kan ikke afregnes moms, mens perioden er i gang. Hvis der ikke er en åben periode, vises det, hvor lang tid der går, til den nuværende periode er slut og kan indberettes.

Momsoverblik

Fanen "Moms overblik" opsummerer moms i de forskellige kategorier og momstyper, der er i systemet. Hvis man har købs- og salgsmoms, vises de momstyper, man har i de kategorier med den moms, der er bogført i den valgte periode.

Man kan se det samlede momsresultat for perioden sidst i tabellen. Det giver et overblik over beløb og antal posteringer på de forskellige momstyper og kategorier. Hvis man har udenlandsk moms, vises det også her.

Ved at klikke på en momstype eller en kategori, for eksempel alt salgsmoms, vises de posteringer af denne type i posteringsoversigten til højre:

Her kan man se, hvilket bilag momsposteringen kommer fra, dato, tekst, momstype og momsbeløb. Hvis man ønsker at undersøge det nærmere, kan man klikke på bilagsnummeret for at åbne bilaget.

Afgifter

Fanen "Afgifter" vises, hvis man har valgt mindst en energiafgift under momsindstillinger.

Oversigten viser for den valgte periode, hvor meget der er bogført på hver af de aktiverede energiafgiftskonti samt antal posteringer.

Det er også muligt at vælge en energiafgift og se posteringerne, der er tilknyttet den afgift i højre side. Det giver et overblik over grundlaget for beregningen af energiafgifter, når der indberettes moms og afgifter.

Indberettede perioder

I højre side af fanebladene på momssiden findes fanen "Indberettede perioder". Fanen viser i parentes, hvor mange indberettede momsperioder der er lavet i ForeningsAdministrator.

Man kan her se i listen, hvilken periode der er tale om, total købsmoms, salgsmoms, momsresultat og sum af alle afgifter. Til sidst ser man, hvornår den er indberettet, og ved at klikke på download-ikonet (pil ned) ude til højre, henter man momskvitteringen fra skat, hvis den er tilgængelig.

Ved at klikke på dokument-ikonet åbner man indberetningen. Her kan man øverst se detaljer om indberetningen, for eksempel hvem der har oprettet den og hvornår. Derefter er der en status fra MomsApi, hvis det er aktiveret, så man kan se, at den er sendt.

Herefter kommer der sektioner, som ligner dem, man normalt ser på TastSelv, når man laver en indberetning, der viser det beregnede beløb og det indberettede beløb. Det beregnede beløb er altid en aktuel beregning af moms og afgifter i perioden, som posteringerne ser ud nu.

Hvis man ikke bruger MomsApi, kan man også uploade kvitteringen fra moms manuelt her.

Benytter man MomsApi, er det muligt at se flere oplysninger. Se mere under Indberetning.

Indberet moms

Indberetning af en momsperiode starter under Regnskab - Moms. Her finder man en knap til at starte indberetningen øverst til højre:

Før du indberetter moms, bør du tjekke momsoversigterne igennem og sikre dig, at det ser korrekt ud. Tjek eventuelt også under regnskab, om der skulle være nogle bevægelser, der mangler moms, da de så ikke vil blive vist i momsmodul. Når du er klar til indberetning, skal du klikke på "Start indberetning".

Indberetningsvindue

I vinduet, der åbnes, kan du se de forskellige typer af moms og afgifter, der kan indberettes.

Systemet har selv beregnet, hvor meget moms der er bogført i hvert felt, der skal angives, og regner totalen sammen.

Hvis man har handel med udlandet eller energiafgifter, vises de sektioner også.

Det er muligt at redigere indberetningen i beløbsfelterne, hvis der skulle være nogle manuelle tilpasninger, selvom vi kraftigt anbefaler, at man får dem bogført i stedet.

Man kan ved at klikke på pilen mellem de to beløb overføre det beregnede felt til beløbsfeltet, der indberettes.

Nederst på siden kan man bekræfte, hvis man bruger MomsAPI, og vælge, om man vil sende den til TastSelv automatisk. Herunder beskrives det videre forløb, hvis man enten benytter MomsAPI eller ikke gør.

Indberetning via MomsAPI

Når momsindberetningen i forrige afsnit er oprettet, og man benytter MomsAPI samt har valgt at sende momsopgørelsen til TastSelv, vil systemet forsøge at sende den afsted. Det bør gå hurtigt, men kan tage op til et par minutter. Man kan på den oprettede momsperiode se status på afsendelsen.

Når vi har fået besked tilbage fra MomsAPI om, at de har modtaget den, vises der et link på momsperioden til bekræftelse af momsindberetningen. I skal klikke på dette link for at gå til TastSelv. Her skal I logge på med MitID og bekræfte momsindberetningen. Linket vil føre jer direkte til indberetningen, som skal godkendes.

Når indberetningen er godkendt, vil I have indberettet moms.

I kan derefter betale direkte ud fra informationerne på kvitteringen i TastSelv.

ForeningsAdministrator vil løbende tjekke status på jeres momsindberetning. Her vil momskvitteringen automatisk blive hentet ned til ForeningsAdministrator og blive lagt ind i bilagsarkivet. Derudover vises betalingsstatus og betalingsmetode også, så man kan se det direkte i ForeningsAdministrator.

Indberetning uden MomsAPI

Hvis I ikke benytter MomsAPI, vil I efter perioden er oprettet i ForeningsAdministrator have de tal, der skal indberettes.

Åbn derfor selv TastSelv Erhverv og log på. Gå til moms og start indberetning for perioden.

Her indtaster du tallene for moms og afgifter, som de er lavet i ForeningsAdministrator. Sørg for at tjekke, at der er indtastet korrekt og står i de korrekte felter.

Når indberetningen er gemt, får I en kvittering fra TastSelv. Den skal I selv uploade til ForeningsAdministrator, og I skal også selv sørge for at betale den skyldige skat, som det fremgår af kvitteringen.

Afrunding

Som afslutning vil vi gennemgå, hvordan I kan bruge momsmodulet til at kontrollere og analysere momstallene, vigtige frister og deadlines for momsindberetning, samt tips og tricks til effektiv momsadministration i systemet. Vi vil også besvare nogle ofte stillede spørgsmål om moms i foreninger og systemet.

Kontrol og analyse af momstallene

Siden Regnskab - Moms er en central del af moms funktionaliteten. Her kan I se de forskellige momstyper, der er tilknyttet jeres forening, samt de tilhørende indtægter og udgifter. Siden giver mulighed for at se overblik over momsbevægelser for en bestemt periode, hvilket kan være nyttigt ved momsindberetning.

Vil i tjekke om der er posteringer som evt. mangler moms, så skal i bruge posteringslisten under Regnskab eller regnskabsrapporter med alle posteringer i stedet, for at spotte bevægelser der evt. er tilknyttet moms.

Frister og deadlines for momsindberetning

Det er vigtigt at være opmærksom på frister og deadlines for momsindberetning, da forsinkelser kan medføre bøder og renter. Fristerne varierer afhængigt af jeres forenings størrelse og omsætning, men generelt skal I indberette moms enten månedligt, kvartalsvis eller årligt.

Sørg for at holde jer opdateret om fristerne og sæt eventuelt påmindelser i jeres kalender, så I undgår forsinkelser. Benytter i MomsApi kan systemet hente jeres momskalender så det vises i systemet samt se betalingsstatus på indberettet moms, så det kan være en god hjælp for at kunne overholde indberetning og betaling.

Tips og tricks til effektiv momsadministration i systemet

For at optimere jeres momsadministration i systemet, kan I overveje følgende tips og tricks:

Få opsat den korrekte momstype på alle relevante medlemstyper, hold, tillægsydelser og varer.

Vælg momstype på jeres regnskabskonti, så der som udgangspunkt bliver valgt den korrekte momstype når der bogføres på den konto.

Overvej at samarbejde med en revisor eller bogholder hvis i har aktiviteter der kan være på kanten af om det er momspligtigt eller ej, eller i har andre forhold i foreningen der er mere avanceret ift. moms eller afgifter.

Hvornår skal en forening registreres for moms?

En forening skal registreres for moms, hvis den har momspligtige aktiviteter og omsætningen overstiger et bestemt beløb (f.eks. 50.000 kr. årligt i Danmark). Det er vigtigt at undersøge de specifikke regler og grænser for jeres land og situation.

Hvordan håndteres momsfritagelser i systemet?

Systemet tillader jer at angive, hvilke indtægter og udgifter der er momsfrie. Dette gøres ved ikke at vælge momstype, når I opsætter kontingenter, ydelser, varer og konti.

Hvordan rettes fejl i momsafregningen?

Hvis I opdager fejl i jeres momsafregning, kan I rette dem ved at ændre de relevante bogføringsposter og opdatere momstyperne, hvis det er nødvendigt. Det er vigtigt at rette fejl hurtigst muligt for at undgå problemer med indberetningen til skat.