MobilePay Subscription modul

Introduktion

Med MobilePay Subscription modulet i ForeningsAdministrator er det muligt at trækket abonnementsbetalinger gennem MobilePay appen på sine medlemmer. I guiden her ses der på hvordan løsningen sættes op og benyttes.

Bemærk at MobilePay Subscription kræver at man bruger medlemsportalen til at opsætte tilmeldingssiden. Har man ikke MedlemsPortalen i forvejen følger den med i modulet, og man kan også opsætte indmeldelsessiden og bruge MobilePay Subscription sammen med indmeldelse.

Trin 1: Opret en MobilePay Subscriptions aftale

I skal have en aftale med MobilePay om at i må trække på jeres medlemmers MobilePay.

Læs mere og opret en aftale her:

https://www.mobilepay.dk/erhverv/abonnementer-og-fakturering/mobilepay-subscriptions

https://www.mobilepay.dk/hjaelp/mobilepay-til-erhverv/mobilepay-subscriptions/kom-i-gang

Når i har en aftale kan i logge ind på MobilePay og oprette et betalingssted under MobilePay Subscriptions, som er den abonnementsløsning der skal kobles op på. Her skal i bl.a. angive hjemmeside adresse, logo osv der vises i app’en.

Trin 2: Køb modulet i ForeningsAdministrator

For at starte med at bruge MobilePay Subscriptions via ForeningsAdministrator skal i købe tillægsmodulet i ForeningsAdministrator.

Det gøres under Indstillinger - Tillægsmoduler.

Når modulet er aktiveret og i har en MobilePay Subscription aftale skal ForeningsAdministrator kobles til jeres MobilePay Subscription aftale igennem QuickPay betalingsgatewayen. Pt. skal det gøres manuelt, kontakt derfor supporten på info@foreningsadministrator.dk når i er klar til det.

Trin 3: Aktiver modulet i ForeningsAdministrator

MobilePay Subscriptions kræver at man bruger MedlemsPortalen. Så har man ikke aktiveret den skal den først aktiveres. Det gøres under Indstillinger - MedlemsPortal.

Når MedlemsPortalen er aktivere kan man under Indstillinger - MobilePay Subscriptions nu aktiveres og opsætte modulet. Vælg først at i ønsker at benytte MobilePay Subscriptions.

3.1 Hvornår kan man tilmeldes

Herefter skal det vælges i hvilke tilfælde medlemmet kan eller skal tilmeldes MobilePay Subscriptions.

Bruger man modulet sammen med kreditkort modulet kan man vælge at lade medlem vælge eller bruge alm. betaling. Benytter man MobilePay Subscription bør man vælge “Skal tilmeldes abonnement” alle de steder man ønsker at medlemmer skal tilmelde sig gennem MobilePay. Så ønsker man det fx ikke på arrangement tilmelding kan man vælge “alm. betaling” eller give medlemmet mulighed for at vælge.

3.2 Hvornår kan der trækkes på eksisterende aftaler

Når et medlem har en aftale kan det derefter vælges hvilke opkrævninger i lader systemet trække på den aftale.

Ønsker man fx ikke at trække arrangements opkrævninger på eksisterende aftaler kan man slå det fra her. Den mest normale opsætning er at det som minimum er kontingent der trækkes via MobilePay aftalen.

3.3 Abonnementsbetingelser

Har man nogle specielle betingelser ift. sine betalingsabonnementer kan man angive dem i den næste boks.

Disse betingelser vil medlemmet skulle acceptere for at tilmelde sig en aftale. Det kan fx være at i trækker beløb automatisk, hvordan man afmelder sig eller andet.

3.4 E-mails til medlem

Ifm. MobilePay betaling kan der sendes 2 e-mails til medlemmet. Der sendes en kvittering når trækket er gennemført på deres mobilepay konto. Den e-mail tekst kan sættes op under fanen “Kvittering”.

Derudover kan der vælges at man sender en advisering når man sender trækket til MobilePay. Det betyder at så snart man fortæller MobilePay at de skal trække beløbet om 2 dage, så får medlemmet også en e-mail med besked om det. Den e-mail er valgfri og sættes op under fanen “Advisering”.

Ved begge e-mails kan man vælge om medlemmet skal have vedhæftet faktura pdf’en.

Gem opsætningen og så er MobilePay opsætningen færdig.

3.5 Indbetalingskonto til MobilePay Subscription

Under Indstillinger - Posteringsregler kan man vælge hvilken konto indbetalinger fra MobilePay Subscription skal bogføres på.

Der er her 2 måder at håndtere det på.

1. Man kan vælge sin bankkonto som MobilePay overføre beløbet til. Systemet vil så løbende bogføre indbetalingerne som de kommer ind på jeres bankkonto.
   I det tilfælde er det vigtigt at vide når i selv bogføre fra banken, enten manuelt eller via netbank import at i ikke skal bogføre disse beløb igen, da de er bogført da indbetalingen blev registreret. Bruger man netbank import kan vi anbefale at man opsætter et filter til at holde bevægelserne helt ude.
   
2. Ønsker man ikke at systemet bogføre direkte på ens bankkonto kan man oprette en mellemregningskonto til MobilePay indbetalingerne. Den konto vælges i posteringsregler herover. Det betyder at når systemet registrere at der er trukket penge via MobilePay Subscription, så sættes beløbet ind på mellemregningskontoen og ikke banken. Når i så bogføre på banken, enten manuelt eller via netbank import kan i modpostere mod mellemregningskontoen. Dvs i tager de penge der er kommet ind via MobilePay fra mellemregningen og flytter dem over på banken. Så har i selv kontrol med hvad der bogføres på banken.

Trin 4: Benyt MobilePay Subscription betaling

Der er forskellige steder MobilePay Subscription tilmelding og betaling kan aktiveres, dette afsnit hvordan man kan bruge MobilePay Subscriptions.

4.1 Indmeldelse

Benytter man indmeldelse siden på MedlemsPortalen kan man bede medlemmer om at oprette en aftale når de indmelder sig. Det gøres under MedlemsPortal - Indmeldelse - Opsæt indmeldelser.

Vælg “Opret faktura ved indmeldelse” og derefter “Tilmeld til MobilePay Subscription før tilmelding gennemføres”.

Så vil et medlem skulle tilmelde sig en aftale for at blive indmeldt. Bemærk dog at betalingen fortsat først trækkes efter 2 dage og medlemmet kan annullere betalingen i mellemtiden.

Vil man ikke opkræve med det samme ved indmeldelse kan man i stedet linke til aftale abonnements siden under e-mail kvitteringer og bekræftelses-tekst. Ved at indsætte linket “Betalingsaftale link” i e-mail kvittering eller teksten til bekræftelsessiden kan man sende det nye medlem videre til siden hvor de kan tilmelde sig en aftale.

4.2 Medlemmets profil på MedlemsPortalen

Benytter i MedlemsLogin på MedlemsPortalen vil medlemmerne kunne se denne boks på deres profil når de er logget ind.

Her kan de tilmelde sig MobilePay Subscriptions ved at klikke på tilmelding knappen.

Der vil ikke blive trukket noget beløb, heller ikke hvis de har en ubetalt faktura, det er udelukkende tilmelding. Når aftalen er oprettet kan i så begynde at trække beløb på medlemmets aftale.

Når der er oprettet en aftale kan medlemmet stoppe den fra profilen:

Bemærk at det også er muligt for medlemmet at stoppe aftalen direkte i app’en.

4.3 Link i opkrævnings e-mails

Når man sender opkrævninger ud til medlemmer er det muligt at de endnu ikke er tilmeldt en aftale. Man kan derfor sætte et link til tilmelding og betaling via MobilePay Subscriptions ind i opkrævnings e-mailen.

Det gøres under Indstillinger - E-mails opkrævning.

Vælg punktet “MobilePay Subscription tilmelding”

Herefter kan man vælge hvad der skal stå på linket i e-mailen:

Når der sendes en e-mail ud så sættes linket så på som en betalingsmulighed, hvor medlemmerne kan tilmelde sig en aftale, som når den er gennemført vil trække beløbet for fakturaen der er opkrævet. Husk at beløbet først trækkes efter ca. 48 timer.

Det kan fx se således ud i e-mailen:

4.4 Siden Betalingsabonnement på MedlemsPortalen

Benytter man en abonnements betalings løsning som MobilePay Subscription, kan man aktivere standardsiden “Betalingsabonnement” og linke til den for at vise medlemmet muligheder for tilmelding. Det kan være en god løsning hvis man starter op med abonnementer noget tid før man har første opkrævning og gerne vil have medlemmer til at tilmelde sig en aftale, så man kan trække på dem ved første træk.

Siden til betalingsaftaler ligger under MedlemsPortal - Standardsider og hedder “Betalingsabonnement”. Siden kan fungere på 3 måder.

1. Siden placeres i navigationen og aktiveres kun for medlemmer der er logget ind. På den måde kan man som logget ind se sine aftaler og tilmelde sig, og systemet ved automatisk hvem man er. Bemærk at hvis i vælger at man skal være logget ind for at se den er det ikke en god ide at sende links til siden i e-mails.

2. Der kan sendes links til siden ud i e-mails til medlemmer. Brug feltet “Betalingsaftale link” for at indsætte medlemmets unikke aftale link i e-mailen. Systemet ved så hvilket medlem der vil tilmelde sig en aftale når de bruger linket, og man kan derfor bruge siden uden login.

3. Ønsker man at have muligheden på sin MedlemsPortal uden login kan man aktivere siden, gøre den synlig for alle og placere den i navigationen eller linke til den fra fx sidepanel. Derefter skal man under MedlemsPortal - Standardsider finde siden Betalingsaftaler og klikke på “side indstillinger”. Her vælger man så at der skal vises en formular hvor man kan indtaste medlemsnr samt telefon, mobil eller e-mail for at tilmelde sig en aftale.

Når man besøger siden Betalingsabonnement og er logget ind, har et direkte link fra en e-mail eller har brugt formular med medlemsnr, så ser siden således ud, alt efter hvilke betalingsaftaler i understøtter:

Trin 5: Træk på aftaler

Når medlemmer har oprettet betalingsaftaler kan man trække på dem, fx når man skal opkræve kontingent. Det gøres i vinduet “Send og håndter opkrævninger” som man også bruger til at sende e-mails ud fra

Når man er klar til at lave træk og sende opkrævninger ud åbner man vinduet, fx direkte under fanen Opkrævning, for den periode man vil opkræve på.

.

Har man medlemmer med aftaler i opkrævningen vil de fremgå i gruppen “Modtagere med aktiv MobilePay aftale”.

Åbnes gruppen kan man sætte kryds ved dem, fx med “vælg alle” funktionen. Herefter kan man man klikke på “Aftaler” og “Foretag træk på aftaler”

Det åbner følgende vindue.

Her kan man vælge om man vil sende en advisering eller blot starte trækket på aftalen uden at sende en advisering om at der bliver trukket.

Klik på “Start træk på opkrævninger” for at sende opkrævningerne til betaling gennem MobilePay aftalen.

Trin 6: Overblik over aftaler og træk

Når man er gået i gang med MobilePay Subscription modulet og enten tester eller får rigtige tilmeldinger ind, kan man få et overblik over aktiviteten i modulet Opkrævning - MobilePay.

Den viser øverst et overblik over antal transaktioner der er gennemført det seneste år, og har søgemuligheder ift. transaktioner og aftaler.

Der er derefter 3 faner med informationer:

• Alle transaktioner: Her vises alle transaktioner der er gennemført eller afventer at blive gennemført gennem MobilePay. Man kan se hvem der har betalt, beløb, dato samt status på betalingen.

• Abonnementer: Her vises alle de MobilePay subscriptions aftaler medlemmerne har lavet igennem systemet. Der kan ses hvilket medlem der har lavet aftalen, hvornår og status på aftalen.

• Afventende træk: De træk der er sendt til MobilePay og afventer at blive trukket vil stå under denne fane. Her kan man se hvornår systemet forventer at få besked tilbage fra MobilePay om at beløbet er trukket. Så snart beløbet er trukket eller trækket er fejlet vil den forsvinde fra denne fane og optræde som en gennemført eller fejlet transaktion i fanen “Alle transaktioner”.

Fanen alle transaktioner

I fanen med alle transaktioner er det muligt at se alle transaktionerne, og det er derudover muligt at trække lister over transaktioner og refundere beløb hvis et medlem skal have penge tilbage.

Klik på ikonet ude til højre for at se detaljer om en transaktion.

VIGTIGT Ifm refundering via MobilePay Subscriptions:

Bemærk at det er muligt at refundere en transaktion trukket via MobilePay Subscriptions, men det kræver t følgende 2 kriterier er opfyldt.

• Transaktionen der skal refunderes må ikke være ældre end 90 dage.

• Der skal være dækning for det refunderede beløb på jeres MobilePay konto. Da jeres konto ved MobilePay ikke kan gå i minus vil refunderingen fejle hvis der ikke er dækning på jeres konto ved MobilePay. Dvs i skal gerne have modtaget penge som ikke er udbetalt til jer.

Fanen Abonnementer

I fanen med abonnementer kan man se alle abonnementer, og på ikonet ude til højre kan man se detaljer om abonnementet, de opkrævninger der er trukket og man kan også stoppe abonnementet her, hvis det skal opsiges.

Godt at vide

Der er nogle ekstra muligheder der er gode at kende til ifm. MobilePay Subscriptions.

Se et medlems aftale

Åbner man et medlem kan man under punktet “Aftaler” se hvilke betalingsaftale medlemmet har. Her er fx et medlem med en MobilePay aftale.

Her kan man se hvilke opkrævninger der er blevet trukket på aftalen og stoppe den.

Tidligere aftaler vil også lægge sig ind her, så man kan se de gamle aftaler der evt. er stoppet, samt andre typer aftaler (fx kreditkort eller betalingsservice).

Søg på medlemmer med eller uden aftale

Det er i medlemslisten muligt at søge efter de medlemmer der enten har eller ikke har en aftale. Det gøres ved at klikke på “vis ekstra felter” under de normale søge-bokse.

Så finder man punktet “Andre søgekriterier” - Specielle søgninger.

Her kan man vælge at se alle medlemmer med et MobilePay abonnement, eller medlemmer uden. Det kan fx bruges til at sende beskeder ud til dem der ikke har tilmeldt sig.