Medlemslisten

Medlemslisten i ForeningsAdministrator er det centrale sted at administrere jeres medlemmer og kommunikere til dem. Medlemslisten består af to ting: Nogle søgefelter øverst og selve listen over foreningens medlemmer nederst.

På selve listen over medlemmer står der som standard yderst til venstre medlemsnummeret, dernæst navn, adresse, medlemsstatus og sidst medlemmets fødselsdag. Hvis I ønsker, at andre informationer fremgår af medlemslisten, kan I ændre dette under [Indstillinger] – [Medlemsindstillinger].

Under [Indstillinger]-[Importer medlemmer] kan I importere alle jeres medlemmer til medlemslisten, hvis I dem stående i et excel-ark, så I ikke behøver taste dem alle sammen manuelt i systemet første gang. Hvis jeres medlemskartotek har et andet format end Excel, hjælper vi jer gerne med at få jeres medlemmer importeret til ForeningsAdministrator alligevel.

OBS: Medlemslisten gemmer alle jeres medlemmer, både aktive medlemmer og udmeldte medlemmer. Som standard viser medlemslisten kun jeres aktive medlemmer. Hvis du ønsker også at se de udmeldte medlemmer, skal du krydse af i ”Vis udmeldte medlemmer” midt i søgekriterierne i toppen af listen.

1.0 Interaktiv medlemsliste

Medlemslisten i ForeningsAdministrator er interaktiv. Dvs. den fungerer ved, at du bare klikker i den. På den måde behøver du ikke lære en masse genvejstaster eller lign. Klikker du én gang på et eller flere medlemmer vil disse blive markeret som valgt ved at blive lyseblå:

Når et eller flere medlemmer er markeret som valgt, vil det kun være dem, som du f.eks. sender sms’er til, hvis du vælger at gøre det. Hvis du har markeret et forkert medlem som valgt, klikker du blot en enkelt gang på det igen for at fjerne markeringen.

Hvis du i stedet dobbeltklikker på et medlem, åbner du medlemmets stamdata, dvs. alle de basisinformationer, som I gemmer om medlemmet.

2.0 Medlemmernes Stamdata

I det nye vindue med medlemmets stamdata kan du ændre de personlige oplysninger, I gemmer om medlemmet:

Du kan dog ikke ændre medlemsnummeret - det ligger fast, når først medlemmet er meldt ind. Dette skyldes, at systemet bruger medlemsnummeret som reference til medlemmet.

Hvis du ændrer nogle af medlemmets data, skal du altid huske at trykke på knappen ”Gem ændringer” nederst til højre, ellers går ændringerne tabt.

2.1 Ekstra medlemsfelter

Mange foreninger har særlige informationer, som de ønsker at gemme om deres medlemmer. Derfor kan I under [Indstillinger] – [Medlemsindstillinger] tilføje op til 12 ekstra medlemsfelter efter eget valg. Disse kan være simple tekstfelter, datofelter, drop-down menuer, afkrydsningsfelter eller SKYPE-navn.

2.2 Særlige funktioner

Nederst i stamdata-vinduet kan du se en række forskellige data om medlemmet:

1. Kommentar: Her kan I skrive en kommentar om medlemmet, som alle brugere af systemet efterfølgende kan se. Foreningen har tit kontakt til forskellige medlemmer om forskellige ting, og derfor kan det være rart, at alle i bestyrelsen kan se, hvad der er blevet sagt til det enkelte medlem og hvornår.
2. Hold/Ydelse: Her kan I melde medlemmer til og fra hold og tillægsydelser i jeres forening.
3. Breve/Materiale: Her kan I downloade breve og grafisk materiale specifikt til dette medlem.
4. Historik: Her kan du se alle de vigtigste seneste begivenheder, der sket for medlemmet. Det kunne f.eks. være, hvis medlemmets adresse er blevet ændret, hvis der er udskrevet en rykker til medlemmet, eller lign. Til højre i historikboksen er der to små symboler. Holder du musen over det første, kan du se, hvilken bruger der har udført ændringen, og holder du musen over den sidste, kan du se flere detaljer om ændringen.
5. Faktura: Her kan du se alle faktura tilknyttet dette medlem, om de er betalte eller ikke, og du kan downloade dem. Hvis du dobbeltklikker på en fakturalinje, åbner du fakturaens stamdata.
6. Posteringer: Hvis du anvender det avancerede regnskab, kan du herinde se medlemmets kontokort/posteringsoversigt. Her er alle posteringer tilknyttet medlemmet listet.
7. Fremtidige betalinger: Hvis der er blevet oprettet betalinger, som skal sættes på en fremtidig kontingentopkrævning for medlemmet, kan du se dem her. Hvis de skulle være forkerte, kan du også slette dem.

2.3 Flagging af et medlem

Nederst til højre ved siden af ”gem knappen” er det også muligt at ”flagge” medlemmet:

Når du trykker på denne knap, vil der i medlemslisten komme et lille rødt flag ud for medlemmet, som viser, at der er noget specielt ved dette medlem, som man lige skal holde øje med. Det kan f.eks. være, hvis der har været nogle problemer med medlemmet, hvis adressen ikke længere passer, eller et helt tredje forhold, som du mener, jeres brugere skal vide om medlemmet.

OBS: Flag-symbolet kommer kun frem i medlemslisten, hvis I har valgt at få det vist under [Indstillinger] – [Medlemsindstillinger].

3.0 Søgning i medlemslisten

Med ForeningsAdministrator er det nemt at få et overblik over klubbens medlemmer. En af grundene til det er søgefunktionen øverst i medlemslisten. Her kan du hurtigt og nemt finde frem til præcist de medlemmer, du søger, uden du er nødt til at lede hele listen igennem.

For at finde et eller flere bestemte medlemmer, udfylder du et søgekriterium og trykker ”Opdater liste”. 

Du kan nemt kombinere søgekriterier. Dvs. du kan søge på alle de forskellige kriterier, du ønsker, på én gang.

3.1 Personlige søgekriterier

Under de personlige søgekriterier kan du hurtigt finde frem til et enkelt medlem:

Hvis du søger på medlemmets medlemsnummer får du hurtigt et éntydigt svar, hvor det medlem du søger dukker op. Nu er det desværre ikke altid, at medlemmer oplyser deres medlemsnumre, og derfor er der en ”fritekst søgning” i medlemslisten. Under ”fritekst søgning” kan du søge, på lige hvad du vil. Du kan søge på navne, telefonnumre, mailadresser eller almindelige adresser. Du skriver bare det ord, du søger efter, så finder programmet alle de medlemmer, som din søgning passer på, og herefter kan du vælge, det medlem du ledte efter, eller du kan skrive flere ord for at indsnævre dit resultat. Under kommentar, kan du vælge at søge i kommentarerne til medlemmerne. Det fungerer ligesom fritekstsøgningen.

Sidst men ikke mindst kan du på intervaller af alder, medlemsnumre eller postnr.

3.2 Klubinformationer

Under disse søgekriterier kan du søge i efter informationer, der har mere generel værdi for klubben. Du kan finde alle de medlemmer, som er meldt ind eller ud inden for en given periode – f.eks. alle de medlemmer, der er meldt ind fra januar til marts i år.

Endnu vigtigere er dog søgningen Betalt kontingent! Mange kommuner ønsker informationer om, hvor mange medlemmer foreningen har, der har betalt kontingent minimum fire måneder de forgangne år, når foreningen skal søge om tilskud. Med denne søgefunktion er det nu nemt at finde disse oplysninger til kommunen.

3.3 Medlemstype, hold og tillægsydelser

Du kan naturligvis også søge på medlemstype, hold og tillægsydelser, for at se, hvor mange medlemmer, der er under hver. På den måde er det nemt at få et hurtigt overblik og grupperingen af klubbens medlemmer. For at vælge en medlemstype, tillægsydelse eller hold, skal du bare klikke på dem.

3.4 Gem søgninger

Hvis der er søgninger, som I tit laver, kan du gemme disse. Det gør du ved først at lave søgningen, dvs. udfylde søgefelterne som du ønsker og derefter trykke ”opdater liste”. Herefter trykker du ”Gem søgning”, og så vil den fremover være at finde i listen over gemte søgninger.

4.0 Sortering af medlemslisten

Som udgangspunkt er medlemslisten altid sorteret ud fra medlemsnumrene, men du kan selv sortere medlemslisten ved at trykke på overskrifterne i selve listen:

Trykker du på den samme overskrift igen, sorteres der efter samme overskrift, men rækkefølgen vendes om, så den sidste nu står først.

5.0 Funktioner i medlemslisten

Ved at trykke på knapperne øverst i medlemslisten kan du udføre forskellige funktioner i forhold til medlemmerne:

Du kan downloade medlemslisten, sende mails, sende sms’er, sende breve, downloade grafisk materiale, og oprette faktura.

5.1 Download medlemslisten

Når du trykker på knappen ”Download”, kan du downloade de medlemmer, som du lige nu kan se i medlemslisten. Dvs. hvis du har søgt nogle bestemte medlemmer vha. søgekriterierne i toppen af medlemslisten, er det kun disse, du downloader – det kunne f.eks. være medlemmer tilknyttet et bestemt hold. Hvis du ikke har brugt søgekriterierne, indeholder listen alle jeres aktive medlemmer, og det er så dem, du downloader.

Når du downloader medlemslisten, får du en række valgmuligheder:

Du kan downloade listen som excel, pdf eller html. Du kan også vælge at få vist medlemmerne på et kort, for at se hvordan de er spredt ud over Danmark, og hvis I anvender det avancerede regnskab, kan du også downloade kontokort over de posteringer, der lavet på hvert medlem.

Hvis du downloader medlemslisten, kan du selv vælge, hvilke informationer den skal indeholde. På den måde kan du målrette listen til dem, som skal modtage den. Er listen til kommunen er det én type informationer, der har brug for, mens en liste til f.eks. foreningens instruktører skal indeholde andre informationer.

5.2 Send e-mail

At sende mails med ForeningsAdministrator fungerer som at sende mails alle andre steder. Når du trykker på knappen ”Send e-mail” kommer et nyt vindue frem, hvor du kan skrive mailen:

Øverst kan du se de medlemmer, som vil modtage denne mail. Du kan selv tilføje flere mailadresser manuelt, men hvis du gør det, er det ikke muligt for ForeningsAdministrator automatisk at indsætte informationer fra medlemslisten (f.eks. navn, adresse, osv.).

Det eneste, der adskiller mail-vinduet fra andre mailklienter er de specielle elementer til højre:

De specielle elementer kan brevflette til medlemslisten – dvs. med de specielle elementer kan du få ForeningsAdministrator til at indsætte informationer fra medlemslisten i mailen. Hvis du f.eks. indsætter det specielle element [NAVN], vil ForeningsAdministrator i hver enkelt mail automatisk skrive medlemmets navn. På den måde kan du skrive en personlig mail til mange medlemmer på samme tid ved blot at starte med ”Hej [NAVN]”. Du indsætter det specielle element ved at klikke på det.

Under [Indstillinger] – [Mailindstillinger] har I indstillet, hvilket svar-navn og hvilken svar-mailadresse, der skal være på de mails, I udsender. Hvis du ønsker at kontrollere eller ændre disse kan du gøre det ved at klikke på ”Vis ekstra indstillinger” nederst i mailvinduet.

Nederst til højre i mailvinduet har du mulighed for at se et eksempel af mailen, inden du sender den. Når du har trykket ”Send mail”, vil der komme en oversigt frem, som viser, at mailene faktisk er sendt.

5.3 Send sms

Hvis du trykker på knappen ”Send SMS”, åbnes et nyt vindue. Her kan du skrive sms’en i feltet til venstre, samtidig med, at du hele tiden kan se, hvor mange tegn og sms’er, du er i gang med at sende. Du kan samtidig se, hvor mange sms’er I har på jeres konto. I kan købe flere sms’er under [Indstillinger] - [SMS indstillinger].

5.4 Send brev

Når du trykker på knappen ”Send brev” vil der komme en mulighed frem for at sende et nyt brev eller sende et af jeres standardbreve.

I ForeningsAdministrator har du mulighed for at oprette både standardbreve, offentlige breve og personlige breve. Standardbreve er breve, som I ofte anvender som forening, f.eks. velkomstbreve, og som andre brugere også skal kunne se og udskrive. Offentlige og personlige breve er breve til bestemte eller et enkelt medlem, hvor forskellen er, at opretter du brevet som ”offentligt” vil andre brugere også kunne se og udskrive det. Du kan finde, oprette og redigere standardbreve, offentlige breve og personlige breve i undermenuen ”Breve”, hvor du også finder et brevarkiv, hvor du kan gemme breve, og en brevhistorik der fortæller hvilke breve, der er blevet sendt.

Hvis du vælger at redigere et eksisterende standardbrev, eller hvis du vælger at oprette et nyt brev, vil der komme et nyt vindue frem, hvor du kan skrive selve brevet:

Start med at vælge om brevet, du skal til at skrive, skal være et standardbrev, offentligt brev eller personligt brev. Herefter skal du give brevet et navn, så du og andre senere kan genkende det, f.eks. ”Velkomstbrev”.

Før du kan skrive brevet er du også nødt til at vælge en brevskabelon. I kan oprette brevskabeloner under [Indstillinger] – [Brevskabeloner]. Brevskabeloner er jeres ”brevpapir”, dvs. brevskabelonen fortæller ForeningsAdministrator hvor stort papiret er, som I skriver på, hvor store margener der skal være, og om der skal være en sidehoved og -fod.

I har mulighed for at inkludere grafisk materiale med brevet. Det betyder, at I kan inkludere f.eks. en konvolut, så hver gang dette brev bliver udskrevet, vil der også automatisk blive udskrevet en konvolut. Konvolutter og andet grafisk materiale oprettes under [Indstillinger] – [Grafisk materiale].

Selve brevet skriver du, som du ville i ethvert andet tekstbehandlingsprogram. Øverst finder du en række knapper, hvor du kan gøre teksten fed, kursiv, understreget, skifte farve på teksten, ændre skrifttype og -størrelse og alt det andet, du normalt kan gøre i et teksbehandlingsprogram.

Ligesom i forbindelse med mails kan du også her indsætte specielle elementer ved at trykke på dem. De specielle elementer kan brevflette til medlemslisten, så ForeningsAdministrator kan indsætte informationer fra medlemslisten i brevet. Hvis du f.eks. indsætter det specielle element [NAVN], vil ForeningsAdministrator i hvert enkelt brev automatisk skrive medlemmets navn.

Nederst i vinduet kan du vælge at se et eksempel på det brev, du her har skrevet, eller du kan gemme brevet.

5.4.1 Udskriv breve

Du kan udskrive breve direkte fra medlemslisten ved at trykke ”Send brev” og derefter vælge ”Download brev”. Du kan også udskrive det direkte fra brev-editoren. Start med at vælge modtagere under fanen ”Modtagere”:

Når du har valgt modtagerne, kan du udskrive brevet ved at vælge fanen ”Udskriv”:

5.5 Udskriv grafisk materiale

Ved at trykke på knappen ”Materiale” kan du downloade grafisk materiale som f.eks. konvolutter, labels, medlemskort eller andet. I kan oprette og redigere grafisk materiale under [Indstillinger] – [Grafisk materiale].