Guide til Import og Eksport af Data i ForeningsAdministrator

Introduktion

ForeningsAdministrator håndterer en stor mængde data. Derfor er det essentielt at have kendskab til de værktøjer, der muliggør eksport og import af data. Dette kan spare dig for manuelt tastearbejde. I denne vejledning vil vi gennemgå de forskellige metoder til at eksportere og importere data, specifikt med fokus på medlemmer, fakturaer og regnskab. Hvis du har andre data, der ikke er omtalt i denne vejledning, som du ønsker at importere eller eksportere, er du altid velkommen til at kontakte vores support.

Medlemmer

Eksporter medlemsdata

For at eksportere medlemsdata fra ForeningsAdministrator, skal du starte med at navigere til fanen “Medlemmer”. Her finder du medlemslisten, som indeholder alle medlemmerne i foreningen.

Ønsker du at eksportere data for specifikke medlemmer, kan du benytte søgefunktionen til at finde dem. Alternativt kan du markere de medlemmer, du ønsker at eksportere, direkte i listen ved at klikke på dem. Når du har fundet eller valgt de medlemmer, hvis data skal eksporteres, klikker du på knappen "Eksporter".

Når du har klikket på "Eksporter", vil et nyt vindue åbne. Her skal du først vælge, hvilket format du ønsker at eksportere dataene i. Du kan vælge mellem forskellige formater som Excel, CSV, PDF og HTML. Derudover tilbyder vi også nogle mere specialiserede eksportmuligheder, såsom Postnord-formater, visning på Google Maps, kontokort, der inkluderer regnskabsdata for medlemmerne, samt en ydelsesrapport, der viser, hvilke ydelser medlemmerne er tilmeldt, sammen med deres data.

Derefter får du mulighed for at vælge, hvilke data du ønsker at inkludere i din eksport. Som standard er de mest almindelige felter valgt, men du kan vælge blandt alle datafelter for dine medlemmer.

Hvis du ofte eksporterer den samme type data, kan du gemme dine valg som en standard eksport. Du kan navngive denne standard eksport, så du nemt kan finde og genbruge den senere.

Her finder du også dine tidligere gemte valg i dropdown-boksen, og du kan gendanne de tidligere valg.

Når du er klar til at eksportere, klikker du på "Download" for at hente filen. Din eksporterede fil vil nu blive downloadet til din computer.

Importer medlemsdata

For at importere medlemsdata i ForeningsAdministrator, skal du først navigere til 'Indstillinger' og derefter vælge 'Importer medlemmer'. Du skal have den fil, du ønsker at importere klar. Det er vigtigt, at alle overskrifterne er i første linje og alle medlemmerne er listet direkte efter. Undgå at inkludere formler, mellemrum, tabeller, billeder eller andet end rå data, da det kan forstyrre importprocessen. Hold arket så simpelt som muligt.

Du kan uploade en fil i enten CSV- eller Excel-format. Hvis du uploader en Excel-fil med flere ark, skal du vælge, arket du vil importere fra.

Det næste skridt er at matche alle overskrifterne i dit ark med de tilsvarende felter i medlemsprofilen i ForeningsAdministrator. Du skal også vælge, om du vil importere medlemmerne som nye medlemmer, eller om du vil opdatere eksisterende medlemmer. Hvis du vælger at opdatere eksisterende medlemmer, skal du bruge medlemsnumrene i dit ark, så systemet ved, hvilke profiler der skal opdateres.

På dette trin skal du også vælge, hvornår dine importerede medlemmer skal opkræves for første gang. Dette hjælper systemet med at forstå, hvor langt frem medlemmerne er opkrævet, og hvornår den næste opkrævning skal genereres.

Gennemgå derefter de forskellige indstillinger for importen og klik på 'Næste' for at se et forslag til, hvordan data vil blive importeret. Tjek de forskellige felter for at sikre, at de korrekte data er på de rette steder. Du har også mulighed for at ændre værdien af specifikke data, hvis der er noget, du ønsker at ændre eller tilføje.

Hvis noget ikke ser korrekt ud, kan du gå tilbage, rette i opsætningen, og prøve igen. Hvis alt ser korrekt ud, klikker du på 'Gem data og fortsæt'. Dette vil vise den endelige oversigt over de data, der vil blive importeret.

Når du klikker på 'Importer medlemmer', vil dataene blive importeret til systemet, og dine medlemmer vil blive oprettet eller opdateret. Du kan se de opdaterede medlemsdata i medlemslisten.

Hvis du har brug for hjælp til importen, tilbyder vi gerne at foretage den første import af medlemsdata for dig. I de fleste tilfælde er det kun nødvendigt at importere en enkelt gang, når man starter op. Kontakt vores support, hvis du ønsker, at vi indlæser data for dig.

Der er desværre ikke hjælp tilgængeligt til dette modul endnu.

Medlemsstatistik

Du har også mulighed for at downloade en medlemsstatistik i ForeningsAdministrator. Dette kan du gøre under 'Medlemmer'-fanen og ved at vælge 'Medlemsstatistik'.

Først skal du vælge det ønskede årstal. Klik derefter på 'Opdater statistik' for at få statistikken vist. Når statistikken er opdateret, kan du downloade den ved at klikke på 'Download statistik'.

Dette vil generere en PDF-fil, som indeholder en oversigt over antallet af aktive medlemmer, nye medlemmer, udmeldelser samt fordelingen af medlemstyper, hold og tillægsydelser. Denne fil giver dig et klart overblik over din forenings medlemsaktivitet for det valgte år.

Ekstra-lister

Hvis du bruger modulet for ekstra lister i ForeningsAdministrator, kan du håndtere disse lister på samme måde som medlemslisten.

For at eksportere data fra en ekstra liste, skal du først navigere til den pågældende liste. Find de elementer, du ønsker at eksportere, og klik på knappen 'Eksporter'. Du vil nu se det samme eksportvindue som tidligere, blot med data fra den aktuelle liste.

Import af data til en ekstra liste er også en mulighed. Dette gøres under 'Indstillinger' og 'Importer medlemmer'. På den første side af importprocessen kan du vælge, hvilken liste dataene skal importeres til, når du uploader en fil. Resten af importprocessen er identisk med importprocessen for medlemslisten, blot med data fra den valgte ekstra liste.

Under 'Medlemsstatistik' har du mulighed for at skifte mellem de forskellige lister. Dette gør det nemt at få et overblik over statistikker for forskellige dele af din forening, uanset om det drejer sig om medlemmer, udstyr, eller andre typer af data, du har valgt at organisere i ekstra lister.

Faktura og opkrævninger

I dette afsnit vil vi fokusere på import og eksport af fakturaer og opkrævninger i ForeningsAdministrator. Bemærk, at de fleste data vedrørende disse områder skal hentes fra regnskabsdelen, hvilket vi vil gennemgå i det næste kapitel.

Download faktura/opkrævninger

For at eksportere fakturadata i ForeningsAdministrator, skal du først navigere til fanen 'Opkrævning og betalingsoversigt'. I oversigten kan du vælge de fakturaer, du ønsker at hente, ved at klikke i afkrydsningsboksen ved siden af hver faktura. Alternativt kan du bruge 'Vælg betalinger'-dropdown-boksen i bunden af siden for at vælge flere fakturaer på én gang.

Når du har valgt de ønskede fakturaer, skal du klikke på 'Download faktura'-knappen i toppen af siden. Dette vil generere en PDF-fil, der indeholder alle de valgte fakturadokumenter.

Hvis du har brug for at eksportere lister til forsendelse, f.eks. til brevfletning, kan du gøre dette ved at klikke på 'Send opkrævninger' i betalingsoversigten. I det vindue, der åbnes, skal du klikke på 'Vælg' -> 'Alle' og derefter 'Download' -> 'Excel-export'. Dette vil generere en Excel-fil med alle de nødvendige informationer for at sende opkrævningen ud.

Regnskab

Regnskabsmodulet i ForeningsAdministrator giver dig mulighed for at holde styr på din forenings økonomi. En af de nyttige funktioner er muligheden for at importere og eksportere data. Dette kan være afgørende for at sikre en effektiv og nøjagtig håndtering af dit regnskab. I det følgende vil vi gennemgå de forskellige muligheder for at importere og eksportere data i regnskabsmodulet.

Årsrapport

Hvis du har brug for en årsrapport for din forenings regnskab, kan du hente den under 'Regnskab' og derefter 'Årsrapport'. Dette er også stedet, hvor du afslutter regnskabsåret, når du er klar til det.

Indtast eventuelt de oplysninger, der skal på årsrapporten, eller klik på knappen 'Tilpas årsrapport' i toppen af siden for at vælge, hvilke elementer der skal med i årsrapporten.

Når du har tilpasset årsrapporten efter dine behov, skal du klikke på 'Hent årsrapport' for at generere en PDF-fil med årsrapporten for det valgte regnskabsår. Denne fil vil give dig et detaljeret overblik over din forenings økonomi for det pågældende år.

Regnskabsrapporter

Regnskabsmodulet i ForeningsAdministrator giver dig adgang til en bred vifte af rapporter, der kan hjælpe dig med at holde styr på din forenings økonomi. Du finder disse under 'Regnskab' og derefter 'Rapporter'.

Her kan du vælge mellem en lang række rapporter, der indeholder forskellige typer af faktura- og regnskabsinformationer. For at se en rapport, skal du klikke på den. Her kan du læse mere om rapporten og vælge specifikke indstillinger. Fælles for alle rapporter er, at du kan vælge et bestemt regnskabsår eller en specifik periode ved at indtaste en start- og slutdato. Du kan også vælge, hvilket format du ønsker at eksportere rapporten i: PDF, CSV, Excel eller HTML.

Rapporterne er organiseret i følgende kategorier:

Regnskab - oversigt: Disse rapporter giver et overblik over din forenings økonomi. De indeholder blandt andet sammentællinger af forskellige økonomiske data.

Regnskab - lister: Disse rapporter indeholder rå lister med regnskabsinformationer, såsom kontoplaner, debitor/kreditor lister, posteringslister, bilagslister og fakturalister.

Opkrævninger: Denne kategori indeholder forskellige rapporter, der specifikt omhandler fakturaer og opkrævninger. Her finder du for eksempel restancelister, kontingentrapporter og indbetalingslister.

Specielle: Dette er mere specialiserede rapporter med specifikke formål. De kan for eksempel være eksporter, der passer til specifikke systemer, eller formater, der kan bruges til andre formål, eller som ikke passer ind i de andre kategorier.

Vælg den rapport du ønsker at hente, tjek perioden, format og de specifikke indstillinger, der er for den valgte rapport, og klik så på "Hent rapport" for at hente den.

Netbank import

Når du bogfører i ForeningsAdministrator, kan det være en stor hjælp at importere transaktioner direkte fra din bank. Dette kan du gøre med vores Netbank-importfunktion. Netbank-importfunktionen kan indlæse transaktioner fra en fil, som du henter fra din netbank, og indlæse dem direkte til en kassekladde. Dette gør det hurtigt og præcist at indlæse dine data, så du kan arbejde videre med dem. Det giver også mulighed for at indlæse indbetalinger til udsendte opkrævninger for lettere at registrere, hvem der har betalt.

Netbank-importfunktionen understøtter også filer fra MobilePay MyShop, hvilket giver endnu mere fleksibilitet i forhold til at håndtere dine betalinger.

Vær opmærksom på, at Netbank-import er et tillægsmodul, men du har mulighed for at prøve det som demo først. Du kan aktivere demoen under 'Indstillinger' og 'Tillægsmoduler'.

For at lære mere om, hvordan du bruger Netbank-import, kan du læse vores guide til modulet. Du kan finde guiden ved at følge dette link: https://www.foreningsadministrator.dk/guide/netbankimport

SAF-T eksport / import

SAF-T (Standard Audit File for Tax) er en international standard, der er udviklet af OECD, til udveksling af regnskabsdata. Denne standard gør det muligt at eksportere data fra et regnskabssystem i et XML-filformat, som kan læses og behandles af forskellige systemer og værktøjer.

I ForeningsAdministrator har du mulighed for at importere og eksportere data i SAF-T format. Dette er den danske tilpasning lavet af Erhvervsstyrelsen og er påkrævet af godkendte regnskabssystemer. Dette gør det nemt og effektivt at overføre regnskabsdata mellem forskellige systemer, eller til at levere regnskabsdata til revisorer, skattemyndigheder eller andre relevante parter.

SAF-T Eksport

For at eksportere data i SAF-T format i ForeningsAdministrator, skal du først navigere til 'Indstillinger' og derefter 'SAF-T Import/Eksport'. Her vælger du 'Start eksport af SAF-T fil'.

Du har nu mulighed for at vælge, hvilken periode der skal eksporteres. Du kan vælge enten et specifikt regnskabsår eller en bestemt dato-periode. Vi anbefaler, at posteringer eksporteres pr. regnskabsår for at sikre en klar og konsistent datadeling, der ikke går på tværs af år. Du kan også tilføje en note til eksporten for at hjælpe med at identificere den senere eller ved indlæsning.

Dernæst kan du vælge, hvilke data der skal inkluderes i eksporten. Dette gøres ved at markere de relevante checkbokse. Du kan vælge at inkludere følgende data:

- Kontoplan

- Medlemmer

- Debitorer

- Kreditorer

- Momstyper

- Varer

- Alle posteringer i perioden (inkl. bilag)

- Alle fakturaer i perioden

Alle informationer, der er understøttet af SAF-T formatet, vil blive eksporteret for de valgte elementer. Dette sikrer, at du får alle de nødvendige data med i din eksport.

Når du er klar til at eksportere, skal du klikke på 'Eksporter SAF-T fil'. Dette vil generere en XML-fil med dine regnskabsdata.

En SAF-T eksport er en god måde at lave backup af hele sit regnskab, da en komplet eksport indeholder alle regnskabsdata. Bemærk dog, at det er begrænset, hvor meget medlemsdata der er med i importen, det er primært navn, nr, adresse, e-mail og telefon. Ønsker du backup af medlemmer og deres data, bør de derfor trækkes selvstændigt.

SAF-T import

I ForeningsAdministrator har du også mulighed for at importere data fra en SAF-T fil. Bemærk dog, at en import ikke vil slette eksisterende data. Derfor anbefaler vi ikke, at du importerer en fil, du tidligere har hentet fra ForeningsAdministrator. Importfunktionen er primært til brug for data fra andre systemer, når du først begynder at bruge ForeningsAdministrator, eller hvis du løbende har data i andre systemer, der skal overføres. Hvis du har spørgsmål eller problemer med importprocessen, anbefaler vi, at du kontakter vores support, inden du starter importen.

For at importere en SAF-T fil, skal du gå til 'Indstillinger' og derefter 'SAF-T Import/Eksport'. Her vælger du 'Start import af SAF-T fil'. På denne side kan du vælge den SAF-T XML-fil, du ønsker at importere, og uploade den til systemet. Systemet vil derefter tjekke dataene i filen.

Systemet vil informere dig om, hvilke data det har fundet, og hvad der kan importeres. Dette varierer afhængigt af filens indhold, men kan inkludere:

- Foreningens stamoplysninger (navn, CVR-nr., kontaktinformationer osv.)

- Kontoplan

- Medlemmer

- Debitorer

- Kreditorer

- Momstyper

- Varer

- Posteringer og bilag

- Salgsfakturaer

Du kan se, hvor mange af hver type data der er i filen, og krydse af ved de elementer, du ønsker at importere. Nogle dataelementer har yderligere indstillinger.

Når du har valgt de data, du vil importere, skal du klikke på 'Importer' for at starte importprocessen. Dette vil indlæse data fra SAF-T filen og gemme de data, som ForeningsAdministrator understøtter fra filen.

Arrangements modulet

Hvis du benytter arrangementsmodulet, er det også et sted, hvor du ofte vil benytte eksportfunktionen, f.eks. til at trække deltagerlister.

For at eksportere deltagere fra et arrangement skal man først vælge arrangementet i arrangementslisten i fanen 'Arrangementer'.

Du kan nu vælge deltagere og klikke på 'Download'-knappen.

Dette åbner et vindue, hvor du kan vælge forskellige opsætninger til eksporten. Først vælger du formatet (Excel, PDF, HTML eller CSV) og derefter, om du ønsker varekøb med i rapporten, da det giver en lidt speciel opsætning.

Herefter kan du vælge mellem alle informationer registreret på deltagere og alle medlemsfelter. På den måde kan du både trække data ud for de tilmeldte deltagere, men også data fra medlemslisten for de deltagere, som er medlemmer.

For eksempel kunne man have et generelt notefelt på medlemmerne, der bruges til arrangementer, hvor man noterer allergier, krav til adgangsforhold eller lignende, og så kan man trække det felt fra medlemslisten ved at vælge det under medlemmets data, når man trækker en deltagerliste.

Har du deltagere, der ikke er medlemmer, vil alle felter trukket fra medlemslisten dog være tomme.

Klik derefter på 'Download' for at hente en deltagerliste med den valgte opsætning.

Afrunding

Vi har gennemgået de forskellige muligheder, du har for at håndtere data i systemet, lige fra medlemsdata til regnskabsoplysninger.

ForeningsAdministrator er designet til at gøre det nemt og effektivt for dig at administrere din forening. Ved at bruge import- og eksportfunktionerne kan du sikre, at dine data er nøjagtige, opdaterede og let tilgængelige.

Tak fordi du tog dig tid til at læse denne guide. Vi håber, at den har været hjælpsom og har givet dig en bedre forståelse af, hvordan du kan bruge ForeningsAdministrator til at håndtere din forenings data. Hvis du har yderligere spørgsmål, er du altid velkommen til at kontakte vores support.