Opsætning af ekstra-lister

Ekstra-lister er et modul der gør det muligt at oprette yderligere lister i ForeningsAdministrator end medlemslisten. Det gør det muligt at opbevare, søge, eksportere de informationer i har behov for, samt relatere dem til medlemmer.

Det kan både være interne og eksterne informationer der ligger her, dvs i kan have en oversigt over bestyrelsen eller projekter i foreningen, eller i kan have en liste over materiale tilknyttet medlemmerne. Har jeres forening fx en række cykler eller andet udstyr kan i registrere det i en liste og tilknytte det medlemmet som har lånt cyklen. Er i en forening hvor medlemmerne selv har en motorcykel eller lign, kan i oprette et stamkort på motorcyklen.

Hvad i vil opbevare er helt op til jer, i kan lave så mange lister i vil, når først i har modulet Ekstra-lister.

Denne guide beskriver hvordan i kommer i gang med opsætningen af ekstra-lister.

Brug af ekstra-liste til medlemmer

Vi anbefaler at man styre alle sine medlemmer i den normale medlemsliste, da man så har et samlet overblik over alle sine medlemmer i 1 liste. Ofte kan man styre forskellige typer med medlemstyper og der er ikke behov for en ekstra liste.

I nogle tilfælde er der dog så stor forskel på typen af medlemmer og de data der tilknyttes at det kan være en fordel at administrere dem i forskellige lister, og her kan man så lave en ekstra-liste efter behov. En ekstra-liste har dog ikke præcis de samme opsætningsmuligheder som den almindelige medlemsliste, specielt når det kommer til muligheder ift. arrangementer, medlemsportal og andre avancerede muligheder. Kontakt gerne supporten hvis i har spørgsmål ift. hvad der er hensigtsmæssigt og kan lade sig gøre med ekstra-lister.

Oversigt af lister

Opsætningen af lister starter under Indstillinger - Ekstra-lister. Her kan man altid se medlemslisten som er en standard-liste der ikke kan ændres her. Medlemsliste ændringer skal i stedet laves i de normale medlems indstillinger.

Under medlemslisten kan man se de ekstra lister der er oprettet. For at oprette en ny liste klikkes der på "Ny liste" i toppen eller bunden af skærmen.

I vinduet der kommer frem angives listens navn samt hvad de elementer der skal indgå i listen hedder. Det kan fx være at listen hedder "Kajakker" og elementet i listen hedder en "kajak". Klik på opret liste for at oprette listen.

Opsætning af liste

Når du har oprettet en liste er den klar til at blive sat op. Klik på linket "rediger opsætning" ud for listen.

Der er på opsætnings siden 2 faner som skal indstilles. Den første er den generelle opsætning, her kan du igen ændre navnet på selve listen, men du skal også angive ting som det nr. der skal angives på elementer, relationer til medlemmer, om der kan benyttes opkrævning osv.

Du kan læse mere om disse valg direkte på hjælpe-ikonerne på siden, men i store træk fortæller indstillingerne hvilke muligheder der skal være tilgængelige på listen.

På fane 2. opsættet elementerne som findes på listen. Denne opsætning består i at der vælges hvilke informationer der skal være på elementet.

Det er påkrævet at elementet har et navn / titel og en indmeldelses / oprettelsesdato. Felterne gemmes hvor der normalt gemmes fornavn og indmeldelsesdato for medlemmer, men i kan kalde felterne præcis det i ønsker.

Herefter kan i tilvælge hvilke af de andre normale standard-felter i ønsker at benytte, hvad de skal kaldes og om de skal vises i selve listen.

Under standard-felterne kan der som ved almindelige medlemmer laves ekstra felter, dvs felter som i selv definere. I kan vælge navn, type af felt og om det skal vises i listen.

Når i har valgt alle de felter som skal benyttes til elementerne, skal opsætningen gemmes og listen er klar til brug.

Import

Det er muligt at importere til ekstra-lister præcis som ved medlemslisten. Benyt den normale import til medlemmer der findes under Indstillinger - Importer medlemmer, men når filen uploades skal du vælge den ekstra-liste du vil importere til. Så importeres der til denne i stedet for den normale medlemsliste.

Vis og administrer liste

Når din ekstra-liste er opsat finder du den som et punkt under fanen medlemmer. Når du klikker her får du vist en liste der ligner medlemslisten men som er tilpasset ift opsætningen af listen og dets elementer. Her kan i oprette nye elementer, redigere mange, downloade, sende mails osv.

Selve arbejdet med elementer fungerer præcist som med medlemmer, det er samme muligheder der er ift. administration, alt efter hvilke indstillinger i har aktiveret på listen.