Nedenfor finder I en gennemgang af, hvordan I opretter og administrerer brugere i ForeningsAdministrator, inklusiv valg af moduler, rettighedsstyring for medlems- og ekstralister samt tips til øget sikkerhed.

1. Brugeroversigt

I kan få overblik over alle jeres brugere ved at gå til Indstillinger → Brugere. I oversigten kan I:

• Se en liste over de personer, der har adgang til jeres konto.
• Se, hvilken bruger- eller rettighedstype de har (administrators, brugertyper, tilpasset osv.).
• Oprette nye brugere eller redigere eksisterende.
• Fjerne brugere, der ikke længere skal have adgang.
• Bemærk: Brugere med administratorrettigheder kan ikke slettes direkte. For at fjerne en administrator skal I først ændre vedkommendes brugertype til en almindelig bruger. Derefter kan brugeren slettes. Der skal altid være mindst én administrator på kontoen.

2. Opret bruger

For at tilføje en ny bruger klikker I på “Opret ny bruger” eller på redigering/pen-ikonet ved en eksisterende bruger for at redigere. Her kommer I til en formular, hvor I kan oprette/redigere brugerens oplysninger. Navn og e-mail skal angives, mobil nr er valgfrit og bruges kun ved sikkerhedskoder på SMS eller for at I selv har informationen på brugeren.

Derudover skal der vælges rettigheder og benytter i e-mail signaturer kan i knytte en fast signatur til brugeren.

Rettighedstype

Der findes følgende rettigheder:

• Administrator: Har fuld adgang til hele systemet, inkl. brugeradministration.
• Brugertype: Har et foruddefineret sæt af rettigheder (se afsnit 3).
• Tilpasset: Her kan I selv vælge, præcis hvilke moduler og data brugeren skal have adgang til.
  

2.1 Rettigheds opsætning

Valg af moduler (hvis I har valgt Tilpasset eller ønsker at redigere en brugertype)

For hvert modul (f.eks. Medlemsliste, Kalender, Fildeling) kan I vælge Ingen adgang, Læseadgang eller Skriveadgang.

Der er små hjælpe-ikoner (typisk et “i” eller et spørgsmålstegn), hvor I kan få mere information om hvert modul.

I kan flytte krydser for en hel sektion på én gang, så I nemt kan skifte mange moduler fra f.eks. “Ingen adgang” til “Læseadgang”.

2.2. Avanceret rettighedsstyring

Ved siden af fanen Moduler / adgang er der en fane med Medlemmer som angiver de rettigheder brugeren har med medlemslisten. Har i ekstra-liste modulet så vil i også have 1 fane pr. liste hvor I kan tilpasse rettighederne på den tilsvarende liste.

I kan her vælge om brugeren skal kunne se og redigere alle medlemmer og alle felter, om listen ikke skal vises til brugeren eller om der skal begrænses adgang til listen.

I kan filtrere brugersynligheden på fx postnumre, hold eller rettighedsgrupper, så brugeren kun ser de relevante medlemmer.

I kan bestemme, hvilke felter (f.eks. adresse, telefonnummer) brugeren må se eller redigere for de pågældende medlemmer.

Her fx så man kun kan se Junior medlemmer.

Eller en begrænsning til bestemte postnr (låsning kan også laves på andre felter)

Hvis I bruger “Ekstra-liste”-modulet (f.eks. til ventelister, sponsoroversigter eller lignende), kan I opsætte samme type rettighedsbegrænsninger som for Medlemslisten. På den måde kan en bruger fx have læsning på én Ekstra-liste og ingen adgang til en anden.

Når man har valgt begrænsninger på hvem man kan se kan man så vælge hvilke felter der må ses og redigere og hvilke der evt. skal skjules.

Gem bruger:

Når I gemmer en ny bruger, modtager denne automatisk en velkomstmail med brugernavn og adgangskode.

3. Brugertyper

Hvis flere brugere skal have samme, detaljerede rettigheder (f.eks. et hold af instruktører eller en gruppe bestyrelsesmedlemmer), kan I oprette en brugertype. En brugertype fungerer som en skabelon, hvor I kun skal konfigurere rettigheder én gang.

• Gå til Indstillinger → Brugere og klik på “Tilføj type”.
• Giv brugertypen et sigende navn (f.eks. “Instruktør”).
• Vælg de moduler, brugerne skal have adgang til. Igen kan I vælge “Ingen adgang”, “Læseadgang” eller “Skriveadgang” for hvert modul.
• Dette ligner samme skærm som ved “Tilpasset” (se ovenfor), og I kan benytte hjælpeikonerne eller flytte kryds for hele sektioner, hvis flere moduler skal have samme indstilling.

Når en brugertype efterfølgende bruges til at oprette eller redigere en bruger, arver brugeren automatisk de konfigurerede rettigheder. Ændrer I en brugertype senere, opdateres rettighederne tilsvarende for alle brugere, der benytter den.

4. Ekstra sikkerhed

4.1 2-faktor-login

Med 2-faktor-login kræves et ekstra bevis for brugerens identitet, ud over brugernavn og adgangskode:

Aktiver 2-faktor ved at sætte et flueben ud for 2-faktor-login.

Angiv, hvor længe systemet skal huske en autoriseret enhed (f.eks. 7 dage).

Sikkerhedskoden sendes via SMS eller e-mail (hvis SMS ikke er mulig).

Bemærk at SMS beskeder trækkes fra jeres SMS konto.

4.2 Geoblokering

Med geoblokering kan I begrænse login til bestemte lande eller områder. På den måde kan I f.eks. vælge kun at tillade login fra Danmark eller Skandinavien. Husk at klikke på “Gem opsætning for ekstra sikkerhed” for at aktivere ændringerne for både 2-faktor-login og geoblokering.

5. Din bruger

Når du er logget ind kan du se dit navn og foreningen du er logget ind på øverst til højre.

Klikke du på profil ikonet / navnet kan du se ovenstående menu.

Har du flere foreninger på samme e-mail konto kan du her skifte imellem dem.

Du kan gå til din egen profil, til kontoens oplysninger, se hvor mange brugere der er online på kontoen (og hvem), gå til vores support- sektion og logge ud.

Klik på “Profilindstillinger” for at gå til din egen profil:

Her kan du se dine informationer. De kan ikke rettes, det skal gøres i brugeradministrationen.

Du kan skifte din adgangskode.

Har du en bruger med samme e-mail på flere konti kan du aktivere konto-deling så du kan skifte imellem konti når du er logget ind, for at undgå at skulle logge ud og ind igen på den anden konto.

Er der aktiveret på jeres konto at brugeren selv kan vælge e-mail signatur kan det også vælges her.

5. Gode råd om brugerstyring

• Overvej flere administratorer

Mindst 2 administratorer anbefales, så I undgår udfordringer, hvis en enkelt administrator forlader foreningen.

• Hold brugerlisten opdateret

Gennemgå jævnligt, hvem der skal have adgang.

• Brug brugertyper

Er en effektiv måde at give de samme rettigheder til flere personer.

• Tilpas med omhu

Sæt jer ind i, hvilke moduler og felter der er relevante for den enkelte bruger (test gerne med en “dummy”-bruger).

• Løbende opdatering

Når foreningens behov ændrer sig, eller der kommer nye funktioner til, så gennemgå jeres brugertyper og justér dem.

• Sikkerhed

Benyt gerne 2-faktor login og geo-blokering, hvis det giver mening for jer.

• Opdater kontaktinfo

Husk at supplere eller ajourføre oplysningerne under Indstillinger → Generelle indstillinger og underskriv evt. en ny databehandleraftale, hvis bestyrelse eller brugergruppe ændres væsentligt.

Ved at følge disse råd og bruge de tilgængelige funktioner målrettet, kan I sikre, at ForeningsAdministrator passer perfekt til jeres behov og beskytter foreningens data bedst muligt. Har I spørgsmål, kan I altid kontakte vores support.