|
 Forsiden
 Guider
 Kontakt os
 Log ind
|
 REFERENCER   KONTAKT  DEMO  PRISER  OM PROGRAMMET |
|
|
Forsiden
Guider
Kontakt os
Log ind
|
|
REFERENCER KONTAKT DEMO PRISER OM PROGRAMMET |
Betalingsservice-modulet i ForeningsAdministrator gør jer i stand til at sende opkrævninger via Betalingsservice samt modtage informationer om indbetalinger og tilmeldte betalingsaftaler. For at bruge dette modul skal I have en Betalingsservice-aftale hos Mastercard, som ejer Betalingsservice. Aftalen giver adgang til at sende filer med opkrævninger og hente filer med indbetalinger.
En gang om måneden kan I danne en fil med opkrævninger til Betalingsservice, som I sender til Betalingsservice. Betalingsservice sender jeres opkrævninger ud, enten til automatisk betaling for dem, der har tilmeldt sig det, eller med et fysisk girokort for dem, der ikke har en automatisk betalingsaftale. Når jeres medlemmer betaler opkrævningen og eventuelt også tilmelder sig en betalingsaftale, bliver det registreret af Betalingsservice. I kan derefter downloade filer med informationer om, hvilke opkrævninger der er betalt. Disse filer indlæses i ForeningsAdministrator, som sørger for at opdatere jeres fakturaoversigt og regnskab automatisk.
Vigtig information om Betalingsservice-modulet:
Som ny bruger af Betalingsservice skal I have en aftale med Betalingsservice/Mastercard om brugen af Betalingsservice. For at benytte Betalingsservice sammen med ForeningsAdministrator skal I både have en Kreditoraftale og en Dataleverandøraftale.
Kreditoraftalen giver jer lov til at benytte Betalingsservice til at opkræve med, og Dataleverandøraftalen giver jer adgang til systemet, hvor I sender og henter data mellem ForeningsAdministrator og Betalingsservice.
Bemærk: ForeningsAdministrator fungerer ikke sammen med Betalingsservice Web.
Før I går i gang med at ansøge om disse aftaler, er det en god idé at læse mere om priser og vilkår vedrørende Betalingsservice:
Du kan herefter begynde tilmeldingen til Betalingsservice her. Ift. Dataleverandør aftalen skal i tilmelde jer HTTPS løsningen.
Hvis I allerede har begge aftaler, er I klar til at gå i gang med ForeningsAdministrator med det samme. I skal da blot udtrække en leverance med alle jeres Betalingsservice-aftaler fra Betalingsservice-systemet (603 leverance) og uploade den til ForeningsAdministrator.
Hvis I har en Betalingsservice Kreditoraftale, men ikke en Dataleverandøraftale, eller hvis I har en Betalingsservice Web-aftale, skal I kontakte Betalingsservice for at få hjælp til at blive oprettet med Dataleverandøraftalen.
ForeningsAdministrator kender derefter til alle jeres eksisterende aftaler og kan benytte dem, når der sendes nye opkrævninger.
Bemærk, at I afregner for brugen af Betalingsservice direkte med Betalingsservice via jeres Kreditoraftale.
Tips til opsætning:
Når I er godkendt af Betalingsservice, modtager I forskellige informationer om jeres nye aftale samt instruktioner i, hvordan I tilgår Betalingsservice-systemet. I skal nu have sat ForeningsAdministrator op til at benytte jeres Betalingsservice-aftale.
Under Indstillinger > Betalingsservice opsætter I informationerne vedrørende jeres Betalingsservice-aftale.
Under Betalingsservice Indstillinger angives jeres informationer fra Kreditoraftalen, som I har indgået med Betalingsservice/Mastercard. Det er også vigtigt at i angiver om i har en aftale hvor der kan sendes girokort (Betalingsservice Total) eller kun en aftale om træk på aftaler (Betalingsservice Basis).
Under Indhold på Betalingsservice opkrævninger kan I angive, hvordan teksten på opkrævningen, der sendes til medlemmet, skal se ud.
I kan her vise faktura beskrivelsen, som ofte vil være fx “Kontingent Januar 2025” eller lignende. Den er ikke specielt præcis i forhold til, hvad medlemmet præcist opkræves, men fungerer mere som en overskrift for opkrævningen.
Med “Vis fakturalinjer” er det muligt at vise alle linjer på fakturaen, dvs. specificere præcist hvad det er, medlemmet opkræves.
“Vis faktura sum” viser den totale sum af opkrævningen. Denne vil også stå andetsteds, men kan være nyttig at bruge sammen med “Vis fakturalinjer”.
Derefter er det muligt at tilføje en ekstra tekst, som indsættes nederst på opkrævningen. Denne tekst vil være ens for alle Betalingsservice-opkrævninger og kan være en fast tekst, der forklarer om rykkerprocedurer. Det kan også være en tekst, I ændrer løbende, fx for at give information eller indkaldelse til generalforsamling eller lignende.
I opkræves pr. linjes tekst, der er i opkrævningerne, og antallet af linjer kan variere, fx hvis I bruger “Vis fakturalinjer”. Det er derfor værd at overveje, hvor meget tekst man sætter på opkrævningerne.
Under Modtagere kan I vælge, hvilke medlemmer der skal opkræves med Betalingsservice. Da det koster pr. opkrævning, I sender, kan det være en fordel ikke at sende til alle medlemmer, hvis man også tilbyder andre betalingsmuligheder. Det er derfor muligt at vælge følgende opsætninger for at fortælle systemet, hvem der skal kunne modtage Betalingsservice-opkrævninger.
Denne metode bruges ofte, hvis man bare vil have en simpel håndtering af opkrævninger, hvor man ikke skal sende og modtage indbetalinger på forskellige måder, men alt bare skal gå gennem Betalingsservice.
Denne metode bruges ofte, når man kun vil bruge Betalingsservice til de automatiske aftaler og sender mails eller lignende ud til dem, der ikke har aftaler, for at spare penge på ikke at sende girokort via Betalingsservice.
Ønsker man ikke at sende opkrævninger til medlemmer uden en aftale for at spare penge, kan man i stedet sende e-mails til dem, der ikke har aftaler. Men har man medlemmer uden e-mailadresse, skal man alligevel sende dem ud med post, og så er det lettere at få Betalingsservice til at håndtere dem.
Til sidst er det også muligt at udelade udenlandske medlemmer fra Betalingsservice-opkrævningerne. Slår man den til, vil udenlandske medlemmer aldrig opkræves via Betalingsservice uanset de tidligere indstillinger.
Under overskriften Betalingsgebyr er det muligt at opsætte gebyrer i forbindelse med Betalingsservice-opkrævninger. Her kan I vælge, om der skal være gebyr på automatiske betalinger og/eller på girokortbetalinger. Gebyret kan være forskelligt afhængigt af, hvilken type betaling der bruges.
Det er meget forskelligt, om man ønsker at sætte gebyr på. Nogle vælger at gøre det for at skubbe udgiften ved Betalingsservice-opkrævningerne over på medlemmet, mens andre kun har gebyr på girokortindbetalingerne for at motivere medlemmer til at tilmelde sig en Betalingsservice-aftale.
Når man aktiverer et gebyr, skal man angive beløbet på gebyret, teksten der skal stå på fakturaen, når gebyret tilføjes opkrævningen, og der skal også vælges en indtægtskonto, som gebyret skal bogføres på.
Gebyret bliver automatisk lagt til fakturaen, når der dannes en Betalingsservice-fil, og ikke ved selve kontingentopkrævningen.
Selve BetalingsService-modulet finder du under Opkrævning > BetalingsService.
Modulet består af en forside og 4 faner med forskellige visninger af informationerne i BetalingsService-modulet.
Øverst kan I se deadline for den næste periode og nogle overordnede informationer som antal aktive aftaler, antal nye aftaler og stoppede aftaler. Derudover er der link til aflevering og modtagelse af filerne ved BetalingsService.
De 4 faner med muligheder er:
Filer til BS: Her dannes og ses de filer, I laver med Betalingsservice-opkrævninger. Det er filerne, der skal sendes til BetalingsService.
Filer fra BS: Her indlæser I filer, I har hentet fra BetalingsService. I kan se filerne, der er indlæst her, og gå videre for at se indholdet af de enkelte filer.
Aftaler: Viser en liste over alle aktive aftaler, der pt. er oprettet. I kan se medlemsnummer, aftalenummer, stoppe aftaler og se de tidligere aftaler.
Historik: Viser alle detaljer fra alle filer både til og fra BetalingsService. Det er fx her, man går til, hvis man klikker på detaljer for en fil, så ser man historikken for den fil. Det er også muligt blot at søge frit i historikken for alle eller specifikke filer.
Tilsammen giver de mulighed for at danne og sende filer til BetalingsService, indlæse filer fra BetalingsService og se ind i detaljer om filer og aktive aftaler.
For at sende opkrævninger ud med Betalingsservice, skal opkrævningerne først oprettes. Her er de trin, du normalt skal gå igennem for at oprette og sende opkrævningerne.
Generer alle opkrævninger
Sørg for, at alle opkrævninger, der skal sendes ud den efterfølgende måned, bliver oprettet i systemet.
Tjek opkrævningerne
Tjek, at opkrævningerne ser korrekte ud i betalingsoversigten. Hvis der skal ændres på faktura eller beløb, er det nu, I har mulighed for at gøre det for at undgå at lave kreditnotaer. Sørg for, at opkrævningerne har betalingsfrist i den måned, de skal sendes til Betalingsservice.
Opret en Betalingsservice-fil
I er nu klar til at oprette en fil med alle jeres opkrævninger. Der er forskellige muligheder for at vælge, hvilke opkrævnigner der skal med, og alle opkrævninger, der kommer i denne fil, vil blive sendt til opkrævning gennem Betalingsservice. Se næste afsnit for, hvordan en fil dannes.
Send opkrævningsfil til Betalingsservice
Når filen er genereret i ForeningsAdministrator, skal den downloades til din computer. Du kan så logge ind i Betalingsservice-systemet og uploade filen. Bemærk, at Betalingsservice normalt skal have filen senest omkring d. 20. for at de kan nå at sende opkrævningerne til betaling d. 1. Når filen er sendt, kan opkrævningerne ikke trækkes tilbage, det er derfor vigtigt, at man har husket alt, man ønsker at få opkrævet.
Betalingsservice sender opkrævninger til jeres medlemmer
De medlemmer, som har en automatisk betalingsaftale, vil blive trukket automatisk og vil kunne se detaljerne på deres Betalingsservice-oversigt. De resterende medlemmer uden aftale vil modtage et fysisk girokort, hvor der også er informationer om, hvordan man tilmelder sig Betalingsservice.
Når opkrævninger er dannet og tjekket, kan der laves en fil til Betalingsservice. Det gøres under Opkrævning > BetalingsService. I venstre side dannes og ses filer til Betalingsservice. Klik på knappen “Lav leverance” for at starte dannelsen af en ny fil.
Når man klikker på denne knap, får man følgende muligheder for at tilpasse opkrævningerne, der sendes til Betalingsservice.
Med standardindstillingerne sendes alle de medlemmer, som kan få en opkrævning (som valgt under punkt 3.3), og som har en opkrævning, der ikke er registreret som sendt endnu, og som har betalingsfrist den måned, der dannes betalingsservice-fil for.
Vi anbefaler, at man sørger for at have betalingsfristen til at passe med måneden, der skal sendes ud for. Vil man fx sende påmindelser ud, og de har været sendt før og pt. har frist en anden måned, så kan man få dem ud ved at ændre indstillingerne.
Ved at vælge “alle ikke sendte opkrævninger fra en anden periode” kan man få ordrer med en anden betalingsfrist med.
Her kan man fx vælge at få alle ordrer med, der har betalingsfrist fra 1/11 frem til 31/12 i stedet for kun fra 1/12 - 31/12. Det er dog stadig kun opkrævninger, der endnu ikke er sendt, der tages med i filen.
Vil man også have tidligere sendte opkrævninger med, kan man få det ved at sætte kryds i “Inkluder opkrævninger der er delvist indbetalt eller har været sendt før.”
Perioden og muligheden for at få dem med, der har været sendt før, kan bruges uafhængigt af hinanden.
Bruger man en af dem, skal man være ekstra opmærksom på, om det er de korrekte opkrævninger, der bliver lagt i filen. Man tjekker, hvilke opkrævninger der bliver taget med ud fra de valgte indstillinger på knappen “Vis opkrævninger”. Den viser en liste med de opkrævninger, der kommer med i filen, og i bunden kan man se samlet antal og sum for at tjekke, om opsætningen man har lavet, stemmer med, hvad man forventer at sende ud.
Derudover er det også muligt at begrænse opkrævningerne, der sendes til Betalingsservice, på medlemstype, så det kun er udvalgte medlemstyper, der opkræves.
Bruger man en ekstra tekst på Betalingsservice-opkrævninger som vist under punkt 3.2, så er der også mulighed for at se teksten i dette vindue for at tjekke, at den er som ønsket, før man danner filen.
Når man har tjekket, at de opkrævninger, man ønsker, kommer med under “Se opkrævninger”, kan man godkende og danne filen på knappen “Generer leverance fil”.
VIGTIGT:
Finder man problemer efter en fil er dannet, kan man slette den igen. Det er dog meget vigtigt, at man ikke sletter den, hvis man har afleveret den til Betalingsservice. For afleveres data til Betalingsservice, og filen slettes i ForeningsAdministrator, vil der være betalingsreferencer, der går tabt, så indbetalinger ikke kan findes, når de kommer ind. Derfor advares man også, før man sletter en leverancefil.
Når en leverancefil dannes, bliver alle ordrer i den markeret som sendt, og de bliver også bogført. Finder man en fejl i filen og vil danne igen, kan man ikke køre sendt status tilbage, men skal sørge for at markere, at tidligere sendte skal med.
Når en leverancefil dannes, kan det tage nogle minutter, hvis man har mange opkrævninger. Når filen er klar, vil der være oprettet en ny måned under BS Filer
Her kan man hente leverancefilen til Betalingsservice for den ønskede måned ved at klikke på diskette-ikonet. Filen hentes ned på ens computer, og man skal ikke åbne filen, når den hentes, men blot gemme den et sted på sin computer, hvor man kan finde den igen.
For at aflevere filen til Betalingsservice skal man gå ind på siden:
Her skal man logge ind med et medarbejdercertifikat og derefter brugernavn og adgangskode, som man har fået af Betalingsservice.
Bemærk:
Betalingsservice laver en kvittering for afsendelsen, som vil være til rådighed under “Hent” i Betalingsservice-systemet et par minutter efter aflevering af leverancefilen. Hent de filer, der er kommet kort tid efter leverancefilen er afleveret, og tjek dem ved at åbne dem i Notesblok eller et lignende program. Der bør stå en tekst: LEVERANCEN ER ACCEPTERET.
Er der nogle problemer i kvitteringen, så kontakt supporten. Hvis der er fejl på opkrævninger, er det ikke sikkert, at opkrævningerne sendes ud.
BEMÆRK: Betalingsservice flytter til et nyt system, hvor man udveksler filer. Hold øje med jeres e-Boks for at få information om, hvornår I skal skifte over til den nye løsning. Bemærk, at jeres MitID-administrator i foreningen skal give adgang til andre, der skal kunne sende og modtage filer.
Log på den gamle løsning ved Nets:
Log på den nye løsning ved Mastercard:
https://www.mastercardconnect.dk/
Når opkrævningerne bliver betalt, vil beløbet automatisk blive sat ind på jeres konto, og Betalingsservice registrerer indbetalingerne. I kan derefter downloade informationer om indbetalingerne hos Betalingsservice. Filerne bliver tilgængelige, efterhånden som opkrævningerne bliver indbetalt, så I kan ajourføre med ForeningsAdministrator så ofte, I har lyst.
Når jeres opkrævninger er sendt afsted, sker følgende:
Medlemmer betaler opkrævninger
Som medlemmerne indbetaler deres opkrævninger, vil Betalingsservice registrere indbetalingerne. I vil modtage beløbet på jeres konto, og i Betalingsservice-systemet kan I hente datafiler med information om, hvem der har betalt, og hvor meget de har betalt.
Medlemmer tilmelder/afmelder sig betalingsaftaler
Ændringer i betalingsaftaler kan også leveres til jer i datafilerne fra Betalingsservice. På den måde kan I følge med i, hvem der er tilmeldt, og hvem der afmelder sig Betalingsservice.
Upload til ForeningsAdministrator
I kan nu downloade datafilerne fra Betalingsservice og uploade dem til ForeningsAdministrator. ForeningsAdministrator vil derefter gå igennem hver indbetaling og opdatere fakturalisten og regnskabet med betalingsinformationerne. Bemærk, at filer med endelsen .txt ikke kan uploades. Det er tekstkvitteringer, I kan læse. De andre filer er datafiler, der bør uploades.
Filer uploades i systemet under Opkrævning > BetalingsService > Filer fra BS
Næste fil
Måneden efter kan I starte forfra med at oprette opkrævninger, sende dem osv.
Filer fra Betalingsservice hentes samme sted, som man afleverer betalingsleverancen:
Vigtigt:
Når filer er hentet, bliver de med det samme slettet fra Betalingsservice-systemet. Sørg derfor for at gemme filen eller uploade den til ForeningsAdministrator med det samme.
BEMÆRK: Betalingsservice flytter til et nyt system, hvor man udveksler filer. Hold øje med jeres e-Boks for at få information om, hvornår I skal skifte over til den nye løsning. Bemærk, at jeres MitID-administrator i foreningen skal give adgang til andre, der skal kunne sende og modtage filer.
Log på den gamle løsning ved Nets:
Log på den nye løsning ved Mastercard:
https://www.mastercardconnect.dk/
Når en fil skal lægges op i ForeningsAdministrator, sker det under Opkrævning > BetalingsService - Filer fra BS
Systemet vil derefter tjekke og behandle filen. Hvis der er fejl i filen, vises en besked. Hvis der er problemer med enkelte aftaler eller indbetalinger, sendes der en e-mail til brugeren, der har lavet indlæsningen, med en beskrivelse af de problemer, der er opstået. Fx hvis der er betalt for lidt, et FI-nummer ikke kunne genkendes, eller lignende.
Når filen er indlæst, har systemet ajourført alle indbetalinger og aftaleændringer, der måtte være i den pågældende fil.
Når en fil er indlæst, lægges den i listen over filer modtaget fra Betalingsservice.
Det kunne fx se således ud:
Her kan man se hver indbetaling, afmelding/tilmelding af aftaler osv., der har været i filen fra Betalingsservice. Klikker man på + ikonet til venstre, kommer der flere informationer om den enkelte linje.
Registreringsnr. på bogføringsprogram: |
Har du nogle spørgsmål? Lad os hjælpe dig!
|
