Automatiske posteringer

I ForeningsAdministrator forsøger vi at aflaste brugeren mest muligt ved at lave automatiske funktioner. Dette er især tilfældet i forbindelse med det avancerede regnskab og opdatering af indbetalinger i regnskabet, hvor systemet kan sættes til at lave automatiske posteringer, netop som I ønsker det.

1.0 Hvad er automatiske posteringer

Automatiske posteringer er posteringer, som systemet opretter automatisk, når en betaling markeres som sendt eller betalt. Normalt ville kassereren skulle oprette debet- og kreditposteringer, hver gang en betaling udsendes eller er blevet betalt, men ForeningsAdministrator kan indstilles til at gøre dette automatisk, så kassereren slipper for det ekstra arbejde.

Herunder kan du læse, hvordan ForeningsAdministrator kan indstilles til at postere automatisk på nøjagtig de konti, som I ønsker. På den måde kan systemet indstilles til at passe til netop jeres forståelse af regnskabets opbygning.

OBS: Det er smartest først at opsætte kontoplanen, som I vil have den. Dvs. start med at oprette alle jeres regnskabskonti – I kan kun sætte systemet til automatisk at postere på konti, som allerede er oprettede.

Du finder indstillingerne for auomtatiske posteringer under Indstillinger - Posteringsregler

2.0 Standardindstilling af automatiske posteringer

For at opsætte de automatiske posteringer skal du starte under ”Standardkonti”:

Herinde vælges de forskellige standardkonti, der benyttes i systemet. De valgte konti bruges til at foreslå konti, når der f.eks. posteres, oprettes bilag eller lign., og det er derfor dem, som systemet som standard vil bruge, når der posteres automatisk. Under fanen ”automatiske posteringer” kan I herefter se præcist, hvordan systemet vil postere automatisk, og der kan I også opsætte særlige regler, hvis noget skal afvige fra standardopsætningen.

Som standardkonti skal I vælge forskellige resultatkonti, aktivkonti og passivkonti. Som standard resultatkonti skal I angive:

1. Standard Kontingentkonto:
Denne konto vil systemet som standard kreditere, når kontingentfakturaer markeres som betalt.

2. Standard salgsfaktura konto (medlemmer):
Denne konto vil som standard blive krediteret, når salgsfaktura relateret til medlemmer markeres som betalt.

3. Standard salgsfaktura konto (debitorer):
Denne konto vil som standard blive krediteret, når salgsfaktura relateret til debitorer markeres som betalt.

Som standard aktivkonti skal I angive:

1. Konto til skyldigt kontingent:
Denne konto repræsenterer summen af kontingentposteringerne på medlemmerne i systemet. Denne konto vil som standard blive debiteret, når kontingentfaktura bliver markeret som sendt, og krediteret når de markeres som betalt.

2. Konto til skyldigt beløb fra salgsfaktura (medlemmer):
Denne konto repræsenterer summen af posteringerne fra salgsfaktura på medlemmerne i systemet. Denne konto vil som standard blive debiteret, når salgsfaktura relateret til medlemmer bliver markeret som sendt, og krediteret når de markeres som betalt.

3. Konto til skyldigt beløb fra salgsfaktura (debitorer):
Denne konto repræsenterer summen af posteringerne fra salgsfaktura på andre debitorer end medlemmer i systemet. Denne konto vil som standard blive debiteret, når salgsfaktura relateret til debitorer bliver markeret som sendt, og krediteret når de markeres som betalt.

4. Bankkonti:
Denne konto vil som standard blive debiteret, når faktura markeres som betalt. Dvs. den fungerer som modkonto til kontingentkontoen og de to konti for salgsfaktura.

Som standard passivkonti skal I angive:

1. Konto til skyldigt beløb til kreditorer:
Denne konto repræsenterer summen af posteringer i kreditormodulet.

2. Faktureret beløb medlem/debitor:
Denne konto fungerer som standard som modkonto til kontiene for skyldigt kontingent og salgsfaktura.

3. Konto for egenkapital:
Denne konto vil automatisk løbende blive opdateret med årets resultat, så balancen hele tiden stemmer.

4. Momskonto:
Hvis I anvender moms i systemet, skal I vælge en momskonto. Denne konto vil repræsentere summen af posteringer i momsmodulet.

2.2 Særlige regler for automatiske posteringer

Når I har opsat standardkonti i systemet, går du videre til fanen ”Automatiske posteringer”:

Herinde kan du se præcist, hvordan systemet vil postere, når en betaling markeres som sendt eller betalt, og I kan oprette særlige regler for automatiske posteringer for medlemstyper, hold og tillægsydelser. Dvs. hvis I gerne vil have posteret på særlige konti i forbindelse med specifikke medlemstyper, hold eller tillægsydelser, kan I opsætte det her, og I kan ænder posteringsgangen, hvis I ønsker en anden posteringsgang end den, ForeningsAdministrator som standard er opsat til.

ForeningsAdministrator er som standard indstillet sådan, at kontingent først posteres på kontingentkontoen, når en kontingentfaktura markeres som betalt. Indtil da posteres der kun på balancekonti. Begrundelsen for dette er, at mange foreninger oplever, at en væsentlig del af det udsendte kontingent aldrig bliver betalt. Hvis der blev posteret på kontingentkontoen, når en kontingentfaktura markeres som sendt (som ville være normal regnskabspraksis), ville resultatkontoen således give et forvrænget billede i forhold til årets faktiske indtægter.

Dvs. som standard sker følgende automatiske posteringer i forbindelse med udsendelse af kontingent:

Når en kontingentfaktura markeres som sendt:
1. Skyldigt kontingentkontoen debiteres, kontoen for fakturerede beløb medlem/debitor krediteres.

Når en kontingentfaktura markeres som betalt:
1. Kontoen for fakturerede beløb medlem/debitor debiteres, skyldigt kontingentkontoen krediteres (hvorefter de begge går i nul).
2. Bankkontoen debiteres, kontingentkontoen krediteres

I systemet kan det ses under ”Standard posteringer” i oversigten over automatiske posteringer:

Hvis I ønsker at ændre denne posteringsgang, kan I nemt gøre det. I kan frit definere, hvordan systemet skal postere, når en faktura markeres som henholdsvis sendt og betalt. Ved at trykke på det grønne plus til venstre, kan I tilføje nye posteringslinjer. I kan fjerne posteringslinjer ved at trykke på det røde kryds til højre.

Hvis du fjerner alle posteringslinjerne under ”sendt” eller ”betalt”, vil systemet ikke postere noget automatisk i disse tilfælde:

Når du vælger konto eller modkonto kan du enten vælge en bestemt konto eller en standardkonto. Hvis du vælger en standardkonto vil systemet bogføre på den respektive konto, I har valgt under ”Standardkonti”. Hvis du vælger en bestemt konto, vil systemet altid postere på netop denne konto uanset, hvad du har indstillet under ”Standardkonti”.

OBS: Hvis du laver ændringer i de automatiske posteringer, træder de først i kraft for fremtidige betalinger. Dvs. systemet husker altid, hvordan indstillingerne er, når en betaling oprettes og vil efterfølgende følge disse, når der posteres automatisk. Under betalingens stamdata kan du tydeligt se, hvordan den enkelte betaling vil blive posteret automatisk.

2.3 Særlige regler for medlemstyper, hold og tillægsydelser

Hvis du ønsker, at systemet automatisk skal postere på særlige konti for specifikke medlemstyper, hold eller tillægsydelser, skal du starte med at tilføje en særlig regel herfor. Hvis I ikke har oprettet særlige posteringsregler, vil alle automatiske posteringer følge de generelle posteringsregler, som I har defineret øverst under ”standardposteringer”.

Vælg den medlemstype, hold eller tillægsydelse, som du ønsker at oprette en særlig regel for og tryk ”tilføj”:

Herefter dukker der posteringslinjer frem, nøjagtig som beskrevet ovenfor ved standardposteringerne:

Her gælder nøjagtig de samme funktioner som ovenfor. Vær opmærksom på, at hvis du sletter alle betalingslinjerne for en medlemstype, hold eller tillægsydelse, vil systemet ikke bogføre dem automatisk. For at fjerne særlige posteringsregler for medlemstyper, hold eller tillægsydelser, skal du trykke på det store kryds øverst til venstre:

2.4 Gem kontoindstillingerne

Når du er færdig med at lave alle kontoindstillingerne skal du huske at trykke ”Gem kontotildeling” nederst til højre. Du er nødt til at gøre dette både under fanen ”Standardkonti” og fanen ”Automatiske posteringer” – ellers gemmer systemet ikke dine indstillinger, der hvor du ikke trykker på ”gem” knappen.

OBS: Automatiske posteringer er meget komplekse. For at undgå evt. problemer anbefaler vi, at I kontrollerer en eller flere fakturaer, når I har genereret første opkrævning efter en ændring af kontotildelingen, for at se om systemet faktisk posterer, som I ønsker. Skulle I støde på problemer, som I ikke selv kan løse, er I velkomne til at skrive en mail til supporten.